Меню Закрыть

Пакет документов на предприятиях

Учредительные документы предприятия: виды, содержание, особенности оформления

Чтобы зарегистрировать предприятие, необходима подача полного перечня учредительных документов в органы госрегистрации. К их оформлению необходимо подойти со всей серьёзностью, потому что в процессе деятельности предприятия они могут понадобиться. Каждый вид документа имеет своё содержание и оформление.

Эти критерии определяются назначением уставного документа, о котором каждому предпринимателю необходимо знать. Поэтому для начала нужно ознакомиться с полным перечнем учредительных документов, их особенностями.

Что называют уставными документами предприятия?

Учредительные документы определяют правовой статус организации, и являются юридическим основанием его деятельности. Ответственность за сохранение, а также ведение уставного документооборота берёт на себя руководитель. Почему уставные документы юридического лица так важны? По первому требованию их направляют во все управленческие органы, потому как при их отсутствии невозможно стать обладателем лицензии, сертификата или открыть счёт в банке.

Что входит в перечень уставных документов ООО?

Вот полный список:

  • протокол собрания;
  • учредительный договор;
  • приказ о назначения директора;
  • приказ о назначении главного бухгалтера;
  • выписка из государственного реестра;
  • устав;
  • код статистики;
  • договор на аренду помещения, в котором будет размещаться компания;
  • идентификационный номер фирмы-налогоплательщика;
  • регистрационный номер.

Все документы необходимо содержать в одной папке, которая хранится в сейфе в кабинете директора предприятия. Нет ничего страшного, если какой-либо экземпляр будет утерян, потому как всё легко восстановить. Но делать это лучше сразу, потому как на восстановление уходит определённое время.

Весь перечень подаётся в органы государственной регистрации предприятий. Если же в документы вносятся изменения, необходимо подать в орган Единого реестра свидетельство о правках и соответствующий текст. В государственные органы вы подаёте только заверенные нотариусом копии. Любой оригинал должен сразу возвращаться после предъявления.

Форма и содержание документов

  1. Протокол собрания оформляется в самом начале. Он является подтверждением появления предприятия. В нём необходимо отобразить такую информацию: наименование учреждаемой организации, состав учредителей компании, дата заключения.
    Далее в течение пяти дней после оформления Решения необходимо пакет уставных документов направить в налоговую инспекцию.
  2. Определяется лицо, которое становится ответственным за функционирование организации. Ген. директор является лицом, которое уполномочено заключать договоры и контракты.
  3. Устав предприятия. На основании устава и функционирует создаваемая организация. Имеет юридическую организованность и основывается на Законе № 14-ФЗ. Устав не должен противоречить закону, а главы и статьи должны дублировать содержание закона. Готовый устав прошивают, страницы нумеруют, а текст скрепляется подписью и печатью.
  4. Учредительский договор. В том случае, если учредителей общества с ограниченной ответственностью больше одного, заключается учредительный договор. В документе указывают, какой вклад в развития организации вносит каждый из участников, в какой доле он находится и какие у него полномочия и ответственность. Паспортные данные каждого из участников также указываются в тексте.
  5. Приказ о назначении главбуха. В государственных органах во время регистрации предприятия требуют приказ о назначении на должность главного бухгалтера. На сотруднике лежит финансовая ответственность за вычисление налогов, ведение учёта и документооборота, расчёт с работниками и контрагентами организации. Документ можно составить после регистрации организации.
  6. Договор аренды помещения (юр. адрес предприятия). В данный перечень документов, которые необходимо предъявлять для регистрации предприятия, стал входить договор аренды только в 2014 году. Отсутствие данного договора может стать причиной отказа открыть счёт в банке, потому что в случае невыполнения обязательств банку необходимо знать, по какому адресу обращаться.

Документы для организации с одним или несколькими учредителями

Если вы собираетесь создать предприятие самостоятельно, тогда перечень учредительных документов сократится.

Необходимо подавать в государственный реестр только:

  • решение о создании организации;
  • устав;
  • заявление о регистрации.

В Решении о создании предприятия с одним учредителем необходимо указывать такую информацию:

  • полное и краткое название фирмы;
  • адрес;
  • сведения об уставном капитале, его размер;
  • порядок и сроки оплаты капитала;
  • сведения об учредителе и уставе.

Если организация создаётся с одним учредителем, тогда составление Учредительного договора может не потребоваться. В этом случае можно использовать решение о создании общества с ограниченной ответственностью, заверенное нотариусом.

Кто такие бенефициары? Права и обязанности данных лиц.
Читайте о назначении проформы-инвойс здесь. Это обязательный документ, необходимый при внешнеторговых операциях.

Если это же общество создается несколькими лицами, тогда заключаемый договор должен входить в состав уставных документов и сведения об уставном капитале и доли участников требуют большей проработанности. Информация об порядке регистрации изменений в Уставе, в том числе и изменения учредителей вот тут. Помните, что задерживать с регистрацией не следует.

Оформление документов для одного учредителя проходит проще, потому как нет необходимости прописывать обязанности всех участников, их долю в уставном капитале. Лучше сразу сделать несколько заверенных нотариусом копий и хранить их в сейфе вместе с пакетом документов. Также необходимо помнить о сроках подачи документов на регистрацию после принятия решения о создании общества с ограниченной ответственностью, чтобы потом не получилось накладок и необходимости оформлять Решение заново.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

Бесплатная консультация по телефону:

Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)

Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Регистрация предприятия: документы, формы, этапы и порядок создания

Регистрация предприятия представляет собой поэтапный процесс, конечным результатом которого является включение предприятия в Единый государственный реестр юридических лиц. В рамках этого процесса от лица (лиц) в уполномоченный орган поступают необходимые документы, а также оплачивается установленная государственная пошлина. По результатам рассмотрения всех документов орган (а в России это федеральный орган исполнительной власти) принимает решение о регистрации либо отказе в регистрации предприятия. Рассмотрим основные аспекты регистрации, а также раскроем содержание каждого из этапов.

Предоставление документов
Итак, для регистрации предприятия необходимо обратиться в соответствующий орган по регистрации и предоставить туда определенный пакет документов. Речь идет о следующих документах:

а) заявление о госрегистрации с подписью заявителя. Все заявления заполняются в соответствии с имеющимися образцами;

б) документ, подтверждающий наличие решения о создании юрлица (например, это может быть протокол, может быть договор или любой другой документ);

в) устав и/или учредительный договор (необходимо предъявить подлинник либо же копию, заверенную нотариусом);

г) квитанция об уплате госпошлины.

Также необходимо отметить, что для иностранных организаций, которые сами выступают в роли учредителя, обязательным является предоставление выписка из реестра той страны, в которой эти организации зарегистрированы. Такая выписка подтвердит статус организации.

Приняв документы, необходимые для регистрации предприятий, регистрирующий орган выдает расписку, которая и подтверждает факт предоставления документов. В расписке указывается весь перечень предоставленных документов и дата их получения.

Формирование уставного капитала
Данный этап регистрации может присутствовать либо нет: все зависит от той организационно-правовой формы, в которой представлено регистрируемое предприятие. Так, законодательно установлен минимальный размер капитала для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и кредитных организаций.

Государственная пошлина
Ставки госпошлины за регистрацию юрлица установлены Налоговым кодексом России. Уплата пошлины является необходимым действием, в противном случае пакет документов попросту не будет принят.

Где регистрируют? И как долго?
Регистрация предприятия осуществляется непосредственно по месту нахождения исполнительного органа предприятия. Адрес этого органа должен быть указан в заявлении о регистрации. Если адреса такого нет, то регистрация осуществляется по иным правилам: по месту нахождения любого другого органа либо лица, которые наделены полномочием действовать без доверенности от имени предприятия.

Что касается сроков регистрации, то она, в соответствии с законодательством, проводится в течение 5 рабочих дней с того дня, как были представлены документы.

Следующий этап: принятие решения

На протяжении 5 рабочих дней регистрирующий орган должен либо зарегистрировать предприятие, либо отказать ему в регистрации.

В случае принятия положительного решения, оно само по себе выступает в качестве основания для того, чтобы в реестр было внесено новое предприятие. Соответственно, с момента внесения записи в реестр предприятие считается зарегистрированным.

В течение одного рабочего дня после регистрации исполнительный орган обязан предоставить заявителю соответствующий документ, наличие которого подтвердит сам факт внесения записи в реестр. Кроме того, в течение 5 рабочих дней орган, осуществляющий регистрацию, обязан все сведения о новом предприятии передать во внебюджетные фонды государства.

Смотрите так же:  Перерасчет пенсии сотрудникам овд

Выдача свидетельства
Что касается формы регистрации предприятия, то итоговым документом является сертификат о госрегистрации. Этот документ подтверждает тот факт, что сведения о предприятии были внесены в Единый реестр.

Случаи отказа в регистрации
На практике в определенных случаях уполномоченный орган отказывает в регистрации предприятия. Законодательство определяет перечень тех случаев, в которых допустим отказ от регистрации. К этим случаям относятся:
Непредставление полного пакета документов;
Представление документов не в тот орган по регистрации.

В своем решении об отказе регистрирующий орган обосновывает причину отказа и ссылается на те нарушения, которые были обнаружены и послужили причиной отказа в регистрации. Такое решение высылается заявителю, который может обжаловать через суд действия уполномоченного органа.

Если же порядок регистрации предприятия не будет нарушен, то, в конечном итоге, будет выдан сертификат.

Документы по охране труда в организации

Перечень документов по охране труда на предприятии достаточно обширен и определяется как требованиями законодательства, так и спецификой организации. Рассмотрим, что в него входит, и представим образцы.

Разработка документов по охране труда

Практически каждое предприятие сталкивается с необходимостью разработки собственных или уникализации типовых документов по ОТ, особенно это касается инструкций. Ведь для каждой должности, значащейся в штатном расписании, должна быть инструкция по охране труда. Их разрабатывает непосредственно руководитель структурного подразделения совместно со специалистом по ОТ и при участии профсоюза (если он есть в организации).

Скачать документы из статьи

Основа инструкций по охране труда – отраслевые нормативные акты (типовые инструкции) и результаты оценки условий труда на рабочем месте. Так, для того чтобы разработать инструкцию по ОТ для офисного работника, например, секретаря, необходимо учесть требования следующих нормативных актов:

  • СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиена труда, технологические процессы, сырье, материалы, оборудование, рабочий инструмент. Гигиена детей и подростков. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы».
  • Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей.
  • Типовую инструкцию по ОТ для пользователей персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в электроэнергетике.

Программы, на которых основывается обучение, инструктажи и проверка знаний на предприятии, разрабатываются совместно службами охраны труда и руководителем организации (или структурного подразделения).

Утверждение созданных программ относится к компетенции руководителя. Не забудьте, что, согласно 372 статье ТК, они должны быть согласованы с профсоюзом. Если обучение по ОТ проводится в специализированных организациях, программы и учебные планы будут контролироваться органами исполнительной власти (федеральными и/или в области ОТ).

Перечень документов по охране труда на предприятии с образцами 2019

Существует несколько типов классификации документов ОТ. Например, весь перечень можно распределить, в зависимости от места разработки и действия, на документы:

  • Внешние.
  • Связанные с управлением организацией, подразделением.
  • На рабочих местах.

Татьяна Чиркина — Главный редактор сайта Trudohrana.ru

Скачайте образцы нужных документов, которые подготовили для вас наши эксперты:

Обязательные документы по охране труда в организации

Установленного законодательно списка минимально необходимых документов по ОТ не существует. Однако опытный специалист по ОТ знает, что на каждом предприятии обязательно должны присутствовать:

  • положение об охране труда (как основной, определяющий политику организации документ);
  • вся необходимая документация по СУОТ;
  • инструкции по ОТ для всех перечисленных в штатном расписании должностей и специальностей и соответствующие распорядительные документы к ним;
  • приказы, определяющие ответственных лиц (например, за пожарную безопасность, выдачу СИЗ, обучение и т.п.);
  • разработанные программы обучения по ОТ;
  • журналы регистрации инструктажей (вводных, первичных, повторных, целевых, внеплановых) и протоколы проверки знаний;
  • журнал регистрации несчастных случаев.

Если мы рассмотрим весь документооборот по ОТ, то увидим, что документы легко классифицируются по типам.

Можно выделить (в списке ниже приводятся примеры возможных документов):

  • об организации работы по ОТ;
  • о службе (или отделе) охраны труда.
  • о создании службы ОТ (при штатной численности свыше 50 человек);
  • о возложении обязанностей по охране труда (в случае отсутствия службы или специалиста по охране труда);
  • о создании комитета по ОТ и приказ об утверждении положения;
  • об утверждении перечня локальных нормативов обеспечения СИЗ с указанием сроков пользования;
  • о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов труда и протоколы комиссии.

Компенсации вредникам: какие документы подготовить заранее

  • учета инструкций по ОТ;
  • регистрации инструктажей;
  • регистрации протоколов и удостоверений;
  • регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;
  • регистрации несчастных случаев на производстве.
  • работ и профессий работников, к которым предъявляются повышенные требования безопасности;
  • должностей, на которых обязательны периодические медосмотры;
  • перечень профессий и должностей, проходящих обучение и проверку знаний по охране труда, утвержденный руководителем организации;
  • бесплатно выдаваемой специальной одежды, специальной обуви и др. средств индивидуальной защиты;
  • профессий и должностей работников, занятых на работах с вредными условиями труда, которым положена выдача молока и лечебно-профилактического питания, дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день.
  • должностные инструкции работников предприятия и службы ОТ;
  • инструкция по пожарной безопасности;
  • инструкция по электробезопасности;
  • оказания первой помощи.
  • проведения инструктажей (вводных, первичных, повторных, целевых, внеплановых);
  • обучения по охране труда;
  • производственного контроля за состоянием ОТ в организации.
  • руководителей и специалистов по охране труда;
  • о проверке знаний требований ОТ;
  • ИТР и электротехнического персонала о проверке знаний.
  • проведения периодических медицинских осмотров.

► А также прочие документы:

  • договор с учредителем;
  • технические паспорта зданий;
  • коллективный договор;
  • предписания государственных надзорных органов;
  • личные карточки учета выдаваемых СИЗ;
  • документы по СОУТ;
  • сведения о прохождении медицинских осмотров работников и т.д.

Откройте для себя возможности карьерного роста!

Какие документы должны быть в организации по охране труда в зависимости от вида деятельности

Мероприятия по ОТ, проводимые на предприятии, и связанная с этим документация, будут определяться и его сферой деятельности. В каждой отрасли есть свои нюансы, которые необходимо учесть. Ряд отраслевых нормативных правовых актов содержит требования по ОТ, которые следует применять в соответствии со спецификой деятельности организации.

Строительная отрасль традиционно считается одной из самых сложных и травмоопасных. Нормы, существующие в ней, регулируются множеством документов.

Например, при разработке приказа о планировании мероприятий по улучшению условий и ОТ необходимо учитывать Отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2017-2020 годы.

Также понадобится подготовка следующего пакета документов (приводим как пример):

  • порядки допуска вновь принимаемых работников и проведения работ по нарядам-допускам;
  • перечень профессий работников и видов строительных работ, к которым предъявляются дополнительные требования по безопасности труда;
  • перечень работ повышенной опасности и формы нарядов-допусков согласно требованиям нормативных документов;
  • перечень должностных лиц, имеющих право выдавать наряд-допуск на выполнение работ с повышенной опасностью;
  • журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ повышенной опасности или совмещенных работ и т.д.

В химической промышленности действуют собственные Правила по охране труда (утверждены приказом Минтруда от 19.04.2017 г. № 371н). Важно, что в этой сфере к большей части персонала применяются повышенные требования по безопасности, следовательно, проведение повторных инструктажей (и оформление всей документации по ним, включая перечень подлежащих обучению специальностей и должностей) должно происходить не реже чем 1 раз в 3 месяца.

Для предприятий энергетической отрасли актуален приказ «О введении в действие нормативных документов по охране труда для предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса Российской Федерации» от 20.02. 1995 года №34. Также следует учитывать основные требования по выполнению монтажных и работ по техническому обслуживанию и эксплуатации воздушных и кабельных линий электропередачи, отраслевые нормативные документы (Правила устройства электроустановок, Правила технической эксплуатации электрических станций и сетей и т.п.).

Организации газового хозяйства ориентируются на Правила безопасности систем газораспределения и газопотребления. Среди характерной документации для них можно назвать:

  • положение о газовой службе организации, определяющее организацию работ по безопасной эксплуатации газового хозяйства;
  • план локализации и ликвидации возможных аварий;
  • журнал учета проверки контрольно-измерительных приборов и т.д.

Иными словами, документация по ОТ на предприятии отражает актуальные вопросы безопасности в отрасли, условия труда на рабочих местах, и регламентирует деятельность, направленную на минимизацию всех возможных ущербов и рисков, на защиту жизни и здоровья персонала.

Документы, которые должны быть у ООО

Коллеги, добрый день!

Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Смотрите так же:  Налог на брак

Корпоративные документы

  1. Копия Устава со всеми изменениями и дополнениями или копия действующей редакции Устава (обязательно с печатью налогового органа)
    Как учили нас в университете «Устав – это своя маленькая конституция». Он обязательно должен быть. А если «потерялся», то нужно сразу бежать в налоговую за копией, потому что без него ни один уважающий себя нотариус ничего не будет заверять: ни доверенность от юр. лица, ни унифицированную форму за подписью директора. Что касается предыдущих редакций устава ООО, то их тоже желательно хранить. Но я на таких уставах помещала надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …». В организациях с более чем 20-летней историей, причем историей наполненной событиями, это простое действие помогало избежать регулярного повторения увлекательного квеста «найди действующую редакцию устава».
  2. Учредительный договор или Договор об учреждении.
    Один из самых странных документов в списке, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет». Юридически этот договор хотя и вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует. Когда учредители создают своё ООО, они в соответствии со статьей 89 ГК РФ должны заключать такой договор. Но, во-первых, при регистрации этот договор никому кроме учредителей не нужен (а часто и им самим он не очень-то и нужен). Во-вторых, этот договор в подавляющем большинстве случаев просто дублирует информацию, которая уже есть в протоколе о создании. В-третьих, договор об учреждении и после регистрации никому не нужен – его даже банки не запрашивают для открытия счета. Но быть он должен. Хотя я знаю много вполне благополучных обществ, где его никогда и не было… Но мы здесь плохому не учим, поэтому быть он должен.
  3. Протокол или решение о создании ООО
  4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества
    Протоколы/решения обязательно хранить все, но самым часто используемым будет протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, т.к. его регулярно будут запрашивать нотариусы. Поэтому его лучше либо иметь в 2 экземплярах (один подшить в папку с протоколами/решениями, второй – хранить неподалеку от устава), либо просто не подшивать в папку до новых выборов руководителя.
    Остальные протоколы/решения лучше всего хранить в одной папочке, упорядоченные по дате принятия.
  5. Список участников ООО
    Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о юридическом лице), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, а так же размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
    Кстати, совсем недавно Николай Андреев опубликовал отличный образец такого списка.
  6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)
    То самое свидетельство, которое выдают при успешной регистрации компании.
  7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
    Обязательно нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ (и самый первый, и выдаваемые в связи с изменениями), они могу понадобиться у нотариуса и в банке. А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно – у них слишком короткий «срок годности», поэтому проще при необходимости получить новую.
  9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
    Формально этот приказ относится к документам по кадрам. Но я бы рекомендовала хранить его именно с корпоративными документами в связи со спецификой должности руководителя.
  10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    Этот приказ так же относится к документам по кадрам, но периодически требуется в банках, поэтому лучше хранить его отдельно от остальных кадровых документов.
  11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)
    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Так как это письмо сейчас получается через интернет, оно вполне может храниться в виде распечатки без печати Росстата. Банки такие письма принимают без вопросов.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. к. они ещё могу понадобиться при повторном получении лицензии или разрешения, или при определенных обстоятельствах потребуются в суде.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Если компания состоит в СРО.
  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
    Если в работе используется контрольно-кассовая техника.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

  1. Трудовые книжки всех работников
    Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха. Выдаются только с пристальным испытующим взглядом в глаза работника, тяжелым вздохом и уточняющей фразой «точно надо?», но чаще не выдаются вовсе, т. к. «не положено». И что характерно, выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения, действительно, не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. А сама книжка должна всегда храниться в сейфе бухгалтерии и это правило лучше не нарушать.
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
    Статьей 67 Трудового кодекса установлена обязательная письменная форма для трудового договора. Отсутствие трудовых договоров – это стопроцентное основание для штрафа при очередной проверке Инспекции по труду.
    Так же по закону трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр должен быть отдан работнику. Поэтому желательно попросить работника на вашем экземпляре написать что-то вроде «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата». Это поможет избежать лишних проблем, если работник вдруг решит в суде или в инспекции заявить, что вы ему так и не выдали договор.
  5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    При приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, так или иначе касающимися его должности: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и т. д. Отсутствие подтверждения ознакомления (подписи) обычно приравнивается к неознакомлению и расценивается как нарушение законодательства. Поэтому слово «ознакомлен», подпись и дата должны быть. Вопрос в том, как вести эти листы или журналы. Есть 3 основных варианта:
    1) для каждого работника заводить отдельный лист ознакомления и хранить его в личном деле работника (можно по каждому работнику персонально подтвердить его ознакомление с документами; это удобно, когда нормативная документация компании меняется редко);
    2) прикладывать листы/журналы ознакомления к каждому отдельному положению/инструкции (это удобно в компаниях с большим штатом);
    3) вести один большой журнал ознакомления, где все расписываются за всё (чаще всего такой способ довольно неудобен, зато точно ни одна подпись не потеряется).
  6. Штатное расписание (форма Т-3)
    Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально в кодексе нигде не сказано, что штатное расписание должно быть, но на практике считается, оно ведется в обязательном порядке.
  7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)
    На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным. Но на практике вполне подходит вариант с ведением такого табеля в электронном виде с возможностью распечатать при необходимости (например, в 1С или облачной бухгалтерии).
  8. Правила внутреннего трудового распорядка
    Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.
  9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
    Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.
  10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска
    Так же как и табель может вестись в электронном виде, хотя листы ознакомления обязательно ведутся в бумажном виде. Но с приходом проверки желательно распечатать и сами графики за 3 последних года.
    А вот уведомления обязательно нужно распечатывать и вручать работникам за 2 недели до начала отпуска. Обязательно сохраните в архиве второй экземпляр с подписью работника о получении (благодарю Натулёк за напоминание про это уведомление).
  11. Личные карточки (форма Т-2)
    Это те самые знакомые ещё с советских времен картонные листы формата А3, распечатанные типографским способом и заботливо заполненные рукой кадровика или бухгалтера. На практике часто ведутся в электронном виде, а зря. Дело в том, что в личных карточках работник расписывается о достоверности личных данных при приеме на работу, в связи с уходом в отпуск, штатными перемещениями в рамках организации и при увольнении. А значит их лучше вести на бумаге, поскольку для придирчивого инспектора личные карточки действующих работников, может быть, и получится распечатать и заполнить за одну ночь, а вот законным способом проставить подписи уже уволенных работников будет проблематично.
    Единственная проблема личных карточек – сложность их заполнения в связи с законодательством о персональных данных. Во-первых, практически половину граф работник с чистой совестью может отказаться заполнять. Во-вторых, десятый пункт первого раздела и сам работодатель ни в коем случае не должен спрашивать, т. к. этот пункт содержит данные о семье работника, а это уже персональные данные членов его семьи, а значит, они могут обрабатываться и храниться организацией только при наличии соответствующего письменного согласия этих лиц.
  12. Приказы и распоряжения.
    Приказы и распоряжения хранятся обязательно. Все. За все время работы организации.
  13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    Само по себе отсутствие докладной записки двухгодичной давности нарушением не является. Но если на основании этой записки был издан приказ, например, об увольнении работника, то такую записку хранить нужно обязательно, т. к. она при необходимости подтвердит вашу позицию в споре с инспектором, прокурором или в суде.
  14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
  15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
    Эти документы относятся скорее к бухгалтерии, нежели непосредственно к кадрам, но так как при проверке Инспекции по труду они могут быть запрошены, упомяну и их в блоке с кадровыми документами.
  16. Документы по аттестации рабочих мест.
    С тех пор как аттестация рабочих мест стала обязательным мероприятием, к слову, воспринимаемым подавляющим большинством руководителей как бессмысленное, но неизбежное зло, итоговые документы аттестации вошли в список бумаг, которые обязательно должны быть в компании. Самостоятельно такую аттестацию проводить нельзя, поэтому писать подробно о перечне документов об аттестации не имеет смысла. Нужно просто хранить всё, что передаст вам специализированная организация.
    Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).
  17. Документы по охране труда.
    Список таких документов более чем внушительный, он включает в себя и инструкции, и положения, и журналы инструктажа, и документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, и документы о финансировании мероприятий по охране труда, и сопутствующие акты и приказы… Кроме того, эти документы сильно разняться в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация. Поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.
Смотрите так же:  Учебное пособие код оквэд

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

  1. Коллективный договор
    Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). Вообще, если премии выплачиваются, лучше положение о премировании издать.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Обязателен при наличии сменной работы.
  7. Положение о коммерческой тайне
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
    Обязательны при наличии в штате соответственно несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам. Кстати, имейте в виду, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере .
  9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
    При наличии таких работников – обязательны.

Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Вместо заключения

Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.

И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!