Меню Закрыть

Приказ на внутренних аудиторов

Оглавление:

Приказ Федеральной антимонопольной службы от 25 августа 2011 г. N 608 «О внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России»

В целях совершенствования системы управления в Федеральной антимонопольной службе в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008 приказываю:

1. Утвердить Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России (Приложение N 1).

2. Создать группу внутреннего аудита системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России.

3. Назначить руководителем группы внутреннего аудита (главным аудитором) системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России заместителя начальника Административного управления — начальника отдела информационных проектов Нагайчук Е.Г.

4. Утвердить персональный состав группы внутреннего аудита (реестр аудиторов) из числа сотрудников структурных подразделений, прошедших обучение по курсу «Внутренние проверки системы менеджмента качества» (Приложение N 2).

5. Утвердить план проведения внутренних аудитов на 2011-2012 гг. (Приложение N 3)

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на Статс-секретаря — заместителя руководителя Цариковского А.Ю.

Приложение N 1
к приказу Федеральной
антимонопольной службы
от 25 августа 2011 г. N 608

Положение
О внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России

1. Общие положения

Настоящее положение (далее — Положение) определяет порядок подготовки, проведения и подведения итогов внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, а также требования, предъявляемые к структурным подразделениям центрального аппарата ФАС России в ходе проведения аудита.

Учёт и анализ собранной в ходе внутреннего аудита информации позволит обеспечить повышение качества документационного обеспечения деятельности структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, систематизировать деятельность по улучшению процессов, а также определить степень соответствия деятельности запросам внутренних и внешних потребителей.

2. Основные термины

В настоящем Положении используются следующие термины:

Внутренний аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Главный аудитор — руководитель группы внутреннего аудита, ответственный за планирование и проведение внутренних аудитов.

Группа внутреннего аудита — государственные гражданские служащие ФАС России, назначенные для проведения внутренних аудитов.

Критерии аудита — совокупность требований, предъявляемых к структурным подразделениям в ходе проведения аудита;

Свидетельство аудита — записи, изложение фактов, которые подтверждают выполнение требований и процедур, входящих в состав критериев аудита, и могут быть проверены;

Наблюдение аудита — это основанная на объективных свидетельствах оценка выполнения в деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России критериев аудита;

Несоответствие — нарушение требований, установленных к деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России или ее результатам;

Коррекция — действие, предпринятое для устранения несоответствия;

Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причин, вызвавших несоответствие.

3. Цели и задачи внутреннего аудита

3.1. Основными целями внутреннего аудита являются:

— Проверка соответствия области аудита установленным для нее критериям, в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008;

— Определение возможностей для улучшения в деятельности проверяемых структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

3.2. Внутренний аудит состоит из следующих основных этапов:

— Подготовка к аудиту;

— Проверка выполнения коррекции и корректирующих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе аудита.

3.3. Результаты внутренних аудитов используются:

— Руководством ФАС России — при оценке результативности системы менеджмента качества и выработке мер по ее улучшению;

— Руководителями структурных подразделений центрального аппарата ФАС России — при планировании деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России;

— Представителем руководства по качеству — при планировании деятельности в области развития системы менеджмента качества.

4. Группа внутреннего аудита

4.1. Персональный состав группы внутреннего аудита утверждается руководителем ФАС России на основании предложений структурных подразделений центрального аппарата ФАС России и в соответствии со следующими требованиями:

— опыт работы в ФАС России не менее 6 месяцев;

— прохождение внутреннего обучения основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.

4.2. Главный аудитор назначается приказом руководителя ФАС России.

4.3. Главный аудитор ведет реестр членов группы внутреннего аудита, организует при необходимости обучение и повышение квалификации аудиторов.

4.4. Для проведения внутренних аудитов главный аудитор назначает аудиторов из состава группы внутреннего аудита, исходя из принципов независимости, а также определяет старшего аудитора проверки.

4.5. Члены группы, назначенные для проведения аудита, на время проверки освобождаются от своих обязанностей по основному месту работы.

4.6. Главный аудитор ежеквартально направляет в Финансовое управление список членов группы внутреннего аудита, выполнявших проверки в истекшем квартале, для премирования за выполнение проверок. Размер премии для старшего аудитора проверки составляет до 6000 рублей, для аудитора — до 5000 рублей.

5. Планирование внутреннего аудита

5.1. Внутренние аудиты проводятся в соответствии с годовым планом, утвержденным руководителем ФАС России (Приложение N 1). План проведения внутренних аудитов составляется главным аудитором с учетом:

— Статуса и важности процессов и подразделений центрального аппарата ФАС России, подлежащих аудиту;

— Результатов предыдущих аудитов;

— Утвержденных планов работы ФАС России и структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

5.2. В случае необходимости в план проведения внутренних аудитов могут быть внесены изменения на основании представления главного аудитора. Основаниями для внесения изменений могут являться:

— Изменения в организационной структуре центрального аппарата ФАС России;

— Внедрение новых или изменение действующих документов системы менеджмента качества;

— Поступление информации от потребителей или внешних контролирующих организаций об обнаружении несоответствий в деятельности структурных подразделений ФАС России;

— Иные причины организационного характера.

6. Подготовка к проведению внутреннего аудита

6.1. Внутренний аудит структурного подразделения проводится на основании графика, который согласовывается с членами группы внутреннего аудита и руководителями проверяемых структурных подразделений. (Приложение N 2)

6.2. До начала проведения аудита аудиторы обязаны:

— Ознакомиться с документами, на соответствие которым они будут проводить проверку;

— Подготовить список документов и информации, которую необходимо запросить в структурном подразделении центрального аппарата ФАС России до начала проверки;

— Подготовить чек-листы по закрепленной за ними области проверки с перечнем конкретных вопросов, ответы на которые необходимо получить (Приложение N 3).

6.3. В соответствии с графиком проведения аудита структурного подразделения проводятся:

— Установочное совещание по внутреннему аудиту;

— Проверка структурного подразделения центрального аппарата ФАС России;

— Заключительное совещание по внутреннему аудиту;

— Подготовка, согласование и утверждение отчета о результатах аудита.

7. Проведение аудита

7.1. Установочное совещание по каждому внутреннему аудиту проводится под председательством старшего аудитора проверки с участием уполномоченных по качеству и руководителей проверяемых структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, работников, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке. На установочном совещании обсуждаются вопросы, касающиеся:

— критериев внутреннего аудита;

— состава группы аудиторов;

— информации относительно области аудита, которая может быть предоставлена структурным подразделением центрального аппарата ФАС России до начала проверки;

Смотрите так же:  Приказ рф минздрава 1175

— даты, времени и места проведения заключительного совещания по внутреннему аудиту;

— сроков подготовки и утверждения отчетов о результатах внутреннего аудита;

— порядка проведения повторного аудита после устранения выявленных несоответствий.

7.2. Проверка соответствия деятельности структурного подразделения центрального аппарата ФАС России установленным требованиям может включать в себя:

— Проверку наличия документов и соответствия их содержания и оформления установленным требованиям согласно критериям внутреннего аудита;

— Наличие в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России доступа к информационным ресурсам, которые являются обязательными для использования согласно установленному порядку работы;

— Проверку надлежащего использования и условий хранения документов;

— Опрос руководства и работников структурного подразделения относительно деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России, реализации запланированных мероприятий, исполнения документов;

— Опрос внутренних потребителей;

— Наблюдение за деятельностью структурного подразделения центрального аппарата ФАС России.

Получение данных в ходе сбора и проверки информации может также проводиться из других источников (средства массовой информации, Интернет, отчёты подразделения по самообследованию, отчёты по различным видам деятельности, результаты опросов внутренних потребителей, результаты различных проверок деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России и т.п.).

Руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России назначает ответственных за проведение аудита в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, которые сопровождают деятельность аудиторов: предоставляют всю необходимую документацию, выделяют время для беседы, обеспечивают доступ аудиторов к объектам проверки и условия для ее проведения и т.п.

В качестве основания для принятия решения о соответствии (несоответствии) деятельности структурного подразделения центрального аппарата ФАС России критериям аудита могут выступать исключительно объективная (документально подтвержденная) информация (свидетельства).

Собранная и проверенная на достоверность информация (свидетельство аудита) оценивается аудиторами согласно критериям аудита. В результате оценки составляются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения проверяемого объекта. Все выявленные наблюдения аудита аудиторы фиксируют в чек-листах.

См. графический объект

7.3. По окончанию проверок старший аудитор проверки проводит заключительное совещание по внутреннему аудиту. Участниками заключительного совещания являются: аудиторы, руководители и уполномоченные по качеству проверяемых подразделений, работники, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.

На заключительном совещании старший аудитор проверки представляет проект отчета о результатах аудита, включающий:

— Перечень несоответствий и областей для улучшения;

— Сильные стороны в деятельности подразделения, которые могут быть предложены в качестве примера другим структурным подразделениям;

— Сроки выполнения коррекции и корректирующих действий, направленных на устранение этих несоответствий (в случае необходимости).

7.4. Отчет о результатах внутреннего аудита составляется в срок до 5 рабочих дней. Проект отчета согласуется с руководителем проверяемого подразделения и подписывается главным аудитором, руководителем аудиторской группы и аудиторами. (Приложение N 4)

Отчет о результатах внутреннего аудита составляется в 2-х экземплярах, один остается в проверенном подразделении центрального аппарата ФАС России для разработки плана корректирующих действий по устранению несоответствий, организации и проведения корректирующих мероприятий, второй экземпляр направляется руководителю ФАС России, копия отчета хранится у главного аудитора.

8. Коррекция и корректирующие действия по фактам несоответствий, выявленных в ходе аудита

8.1. Руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России после обсуждения в подразделении центрального аппарата ФАС России отчета о результатах внутреннего аудита организует работу вверенного подразделения центрального аппарата ФАС России по устранению выявленных несоответствий (коррекция), а также по принятию мер, направленных на предотвращение их возникновения в будущем (коррекция и корректирующие мероприятия).

8.2. Проверка предпринятых действий по результатам выявленных нарушений проводится при последующем аудите. При этом подразделение центрального аппарата ФАС России, ответственное за разработку корректирующих действий и реализацию, предоставляет информацию об их выполнении главному аудитору в рабочем порядке служебной запиской.

8.3. В тех случаях, когда предпринятые корректирующие действия и коррекции не дали положительных результатов, то есть выявленные в ходе аудита несоответствия и/или причины их появления не были устранены, руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России должен разработать новые мероприятия и организовать их проведение.

9. Хранение документации внутренних аудитов

Главный аудитор обеспечивает хранение:

— Плана проведения внутренних аудитов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России;

— Графиков проведенных аудитов;

— Отчетов о результатах внутренних аудитов;

— Записей о предпринятых проверенными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России мероприятий, направленных на устранение выявленных несоответствий.

Документы внутреннего аудита должны находиться в рабочем состоянии и использоваться при проведении дальнейших аудитов.

Для того, чтобы оценить ресурс, необходимо авторизоваться.

В монографии авторы ставили и решили триединую задачу — обобщили современную методологическую базу, которую сформировала аудиторская деятельность в области управления качеством, представили применение методологии посредством собственной многолетней практики в организациях России и спрогнозировали развитие внутреннего аудита в управлении промышленных и сервисных организаций. Исследованная тема будет чрезвычайно полезна руководителям и собственникам бизнеса, особенно в его переломные моменты развития, когда надо принимать единственно правильное решение по оценке существующих реалий и собственных возможностей. Именно в эти моменты бесценную услугу могут оказать собранные свидетельства оценки и содержательные выводы внутреннего аудита. Материалы монографии могут использоваться специалистами в области управления социально-экономическими системами, а также студентами старших курсов, обучающихся по специальности «Управление качеством» и экономическим специальностям вузов.

Приказ о назначении внутренних аудиторов системы управления охраной труда (СУОТ) и организации проведения внутренних аудитов

Приказ, которые регламентирует назначение внутренних аудиторов системы управления охраной труда (СУОТ) и организации проведения процедуры внутренних аудитов

Приказ
_____________ № ______________г.

О назначении внутренних аудиторов СУОТ
и организации проведения внутренних аудитов

В связи с разработкой Системы управления охраной труда на соответствие требованиям СТБ 18001 – 2009, были обучены работники предприятия по программе «Проведение внутренних аудитов систем управления охраной труда, созданных на основе СТБ 18001 – 2009 «Системы управления охраной труда. Требования».

Всего было обучено, аттестовано с получением свидетельства о повышении квалификации 5 специалистов.

В связи с вышеизложенным, в целях создания группы внутренних аудиторов СУОТ, организации работы по проведению внутренних аудитов СУОТ на соответствие требованиям СТБ 18001 – 2009 и поддержания СУОТ предприятия в рабочем состоянии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить группу внутренних аудиторов по СУОТ в составе:

— должность Ф.И.О
— должность Ф.И.О

2. За исполнение дополнительных обязанностей аудитора СУОТ установить надбавку к должностному окладу в размере ___________ %:

— должность Ф.И.О
— должность Ф.И.О3. Обязать вышеуказанных аудиторов при выполнении своих обязанностей по основной должности, обеспечить

выполнение обязанностей аудитора по СУОТ в соответствии с положением о внутренних аудиторах по СУОТ и проведение внутренних аудитов по СУОТ на предприятии.

4. Представителю высшего руководства в СУОТ ______________ организовать проведение внутренних аудитов в структурных подразделениях в соответствии с требованиями раздела 4.5.5 Руководства по СУОТ и утвержденным графиком (прилагается) с целью проверки внедрения СУОТ.

5. Руководителям структурных подразделений обеспечить подготовку своих подразделений к проведению внутренних аудитов СУОТ.

6. Секретарю приемной обеспечить доведение настоящего приказа под роспись до руководителей структурных подразделений и лиц, указанных в настоящем приказе.

7. Контроль исполнения данного приказа возложить на ________________________.

Приказ о назначении уполномоченных по качеству, внутренних аудиторов и утверждении перечня процессов СМК и их владельцев

Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь

дзяржаЎная установа адукацыІ

«ІНСТЫТУТ БІЗНЭСУ I МЕНЕДЖМЕНТУ ТЭХНАЛОГІЙ»

Беларускага дзяржаўнага універсітэта

Министерство образования Республики Беларусь

Государственное учреждение образования

«ИНСТИТУТ бизнеса и МЕНЕДЖМЕНТА технологий»

Белорусского государственного университета

ЗАГАД П Р И К А З

«14» июня 2010 года № 000-2-а___

г. Мінск г. Минск

О назначении уполномоченных по качеству,

внутренних аудиторов и утверждении

перечня процессов СМК и их владельцев

В связи с внедрением системы менеджмента качества в институте бизнеса и менеджмента технологий БГУ и подготовкой ее к государственной сертификации

Смотрите так же:  Задолжал по кредиту приставы

1. Назначить уполномоченных по качеству структурных подразделений из числа руководителей (их заместителей) отделов и служб, прошедших обучение в БелГИИС по проблеме «Создание и внедрение системы менеджмента качества в соответствии с СТБ ISO » (Приложение 1).

2. Назначить внутренних аудиторов из числа лиц, прошедших обучение в БелГИИС по теме «Внутренний аудит в соответствии с СТБ » и аттестованных на статус внутреннего аудитора (Приложение 2).

3. Утвердить Перечень процессов, документированных процедур Системы менеджмента качества ИБМТ БГУ и их владельцев (Приложение 3).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной и воспитательной работе .

Зам. директора по учебной

и воспитательной работе

Зам. директора по общим вопросам

Зав. кафедрой бизнес-администрирования

Зав. кафедрой бизнес-коммуникаций

Зав. кафедрой менеджмента технологий

Зам. декана ФПКиПК

Начальник отдела маркетинга

Начальник отдела технических средств обучения

Начальник Центр дистанционного образования

Директор Оршанского филиала

Методист высшей категории УМО

Методист 2-ой категории

уполномоченных по качеству структурных подразделений ИБМТ БГУ

Образец приказа о назначении главного аудитора системы менеджмента качества ISO 9001

Опубликовано: 15.12.2016 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт

Возможную форму приказа о назначении главы аудиторской группы для внутренних проверок соответствия стандарту ISO 9001 смотрите в PDF-файле под статьей. «Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели программы аудита были установлены, и назначить одно или несколько компетентных лиц, ответственных за управление программой аудита» (5.1), – получается, что назначение главного внутреннего аудитора СМК (система менеджмента качества, – ред.) является требованием стандарта ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Чтобы понять, какой сотрудник максимально подходит для этой роли, стоит ознакомиться с ISO 19011, также может быть полезен стандарт ISO/IEC TS 17021-3 «Оценка соответствия. Требования к органам, обеспечивающим аудит и сертификацию системы менеджмента. Часть 3. Требования к компетентности персонала, обеспечивающего аудит и сертификацию систем менеджмента качества».

Если затрагивать вопрос грубо и упрощенно, то главный аудитор, как и другие члены аудиторской группы должны пройти перед назначением соответствующее обучение. Необходимо владение требованиями ISO 9001, профессионал должен быть обучен методам аудита, требуется знать принципы объективной и эффективной внутренней проверки. Эти знания получают на курсах, которые организуют образовательные учреждения, компании в сфере управленческого консалтинга, некоторые органы по сертификации предлагают услуги оценки компетентности внутренних проверяющих, наличие которых является обязательным требованием стандарта ISO 9001 (9.2.2, пункт c), – ред.). По результатам успешной профессиональной сертификации специалистам выдаются документы о соответствии экспертов-аудиторов.

Когда вы принимаете решение о конкретном специалисте, который возьмет на себя ключевую роль во внутренних аудитах, очень важно подумать о его загрузке. Дело в том, что в крупной компании именно у главы аудиторской группы эта работа может занимать полный рабочий день. Также необходимо, чтобы кроме сфер компетентности, которые связаны с ISO 9001 и различными сторонами систем менеджмента качества назначенный профессионал имел образование и опыт в основной специализации организации. Иногда это называют технической компетентностью. В приказе нужно четко обозначить сферу ответственности и полномочий главы аудиторской группы. Проблема в том, что мероприятия корпоративной проверки, к примеру, интервью с руководителями отделов о проделанной работе, могут быть очень «острым» событием с точки зрения корпоративной культуры. Очень важно в этой связи, чтобы внутренний проверяющий владел безусловной поддержкой топ-менеджмента компании. Ему и так гораздо сложнее сохранять объективность, поскольку речь идет о внутренней проверке и аудитор проверяет организацию, на которую работает, если он при этом еще и не получит карт-бланш от лиц, принимающих решения, то миссия становится практически невыполнимой.

Вместе с приказом о назначении главного аудитора и членов аудиторской группы – вскользь заметим, что они могут совмещать свою работу с другими обязанностями – можно принять программы и планы аудита, положения о порядке и процедурах внутренних проверок соответствия СМК стандарту ISO 9001.

Приказ о проведении внутреннего аудита

Внутренний аудит позволяет оценить реальное состояние делопроизводства, вовремя исправить внутренние процессы и предотвратить возникновение ошибок. Кроме того, благодаря данному мероприятию можно получить достоверные данные о профессиональном уровне своих сотрудников и более эффективно ставить задачи, зная сильные и слабые места. Рассмотрим приказ о проведении внутреннего аудита и все важное, что касается данной процедуры.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что в себя включает проведение внутреннего аудита;
  • какие существуют виды внутреннего аудита;
  • как правильно составить приказ о проведении внутреннего аудита.

В отличи от внешнего, внутренний аудит имеет такой плюс как низкая стоимость, так как не нужно тратить деньги на привлечение сторонних специалистов. Кроме того, он прекрасно подходит для того, чтобы сотрудники обучились «командной игре». Нельзя не отметить и то, что результаты такого аудита не выходят за пределы компании.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Проведение внутреннего аудита

В самую первую очередь нужно:

  • издать все нужные для аудита приказы;
  • определить план и задачи аудита;
  • сформировать состав комиссии;
  • установить срок аудита.

Следующим шагом является составление пакета документов, которые подлежат проверке. Согласно нормам ТК РФ такими документами являются трудовые договоры (статьи 56 и 67 ТК РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), ПВТР (статья 189 ТК РФ), график отпусков (статья 123 ТК РФ) и положения о защите данных (гл. 14 ТК РФ).

Далее происходит сверка документов и изучение их содержания. Вся полученная информация должна быть занесена в таблицу. На ее основе можно определить, какие локальные акты нужно доработать, а какие создать заново.

Затем комиссия осуществляет анализ имеющихся документов. Во время данного этапа изучают те документы, которые следует доработать. Потом проверяется их содержание, а также соответствия действующим законам и правилам компании. Если нарушения совсем не существенны и их мало, допустимо занести их в ту же самую таблицу, которая была создана ранее. Если ошибок много, то создают отдельную таблицу для их регистрации.

В самом конце составляется отчет. Он должен иметь вид документа, в котором есть описательные части и таблица с нарушениями, а также советами, направленными на их устранение. Для удобства рекомендации можно оформить как приложение к отчету.

Отчет должен быть передан главе компании с целью согласования дальнейших действий. Под последними подразумевается издание приказа об исправлении ошибок, распределение данных действий между выбранными сотрудниками, назначение времени проведения нового аудита и так далее. Ответственным за передачу отчета является глава аудиторской комиссии, в случае необходимости он объясняет руководству все нюансы.

По завершению внутреннего аудита составляют план действий для кадровой службы. Его главной целью будет устранение недостатков, которые были обнаружены. В плане следует указать конкретное время, которое выделяется на устранение недостатков. Здесь же указываются ответственные за исправление ошибок.

Виды внутреннего аудита

Внутренний аудит может быть плановым и внеплановым.

Первый уместно использовать тогда, когда компания планирует постоянно контролировать делопроизводство. Такой подход хорош тем, что позволяет успешно предотвращать штрафы и санкции. Лучше всего прибегать к такому аудиту хотя бы раз в год. Стоит отметить, что действующие законы не регулируют периодичность аудиторской проверки в делопроизводстве, поэтому можно осуществлять ее тогда, когда в компании считают необходимым. Если регулярность осуществления аудита указана в локальном акте, то нужно ориентироваться именно на него.

Второй осуществляется по решению главы компании или службы ДОУ. О том, что пора осуществлять этот вид аудита, могут говорить такие факторы как смена сотрудника, отвечающего за делопроизводство, смена руководства, необходимость в том, чтобы привести документы в соответствие с нормативными актами, если последние были изменены.

Смотрите так же:  Образец выписка из приказа о назначении на должность

Приказ о проведении внутреннего аудита

В приказе о проведении аудита нужно:

  • указать срок проведения аудита;
  • указать назначаемых руководителей аудиторских групп;
  • указать ответственного за выделение всех необходимых ресурсов для осуществления аудита;
  • указать, чтобы главы проверяемых подразделений обеспечили все нужные условия для осуществления плана;
  • указать ответственного за планирование и осуществление корректировки по результатам аудита;
  • указать ответственного за осуществление приказа.

В роли приложений к приказу могут выступать документы, содержащие план аудита, и документы, содержащие список внутренних аудиторов, и так далее.

Рекомендуем материалы по теме:

Нюансы проведения внутреннего аудита на предприятии, его организация и оформление результатов

Потребность во внутренних проверках уже стала обыденностью для средних и крупных организаций. Малые компании не всегда проводят аудит из-за меньшего объема рабочих процессов, но и некоторым из них такой контроль смог бы принести немало пользы. Про совершенствование процесса проведения внутреннего аудита, планирование и его подготовку читайте в этой статье. У нас вы найдете также информацию о проведении внутреннего аудита на предприятии на примере.

Программа и график проведения внутреннего аудита

Планирование проверки — это один из очень важных этапов подготовки. В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.

Программа проведения внутреннего аудита составляется совместно с планом. Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании. Этот документ описывает все нюансы деятельности аудитора и включает в себя такие пункты:

  1. Главная цель проведения внутреннего аудита.
  2. Область применения.
  3. Определения и сокращения.
  4. Данные о дополнительных документах.
  5. Перечень ответственных за применение.
  6. Описание процесса проведения аудита.
  7. График и периодичность контрольных проверок.
  8. Подготовка детального плана аудита.
  9. Подготовка необходимых документов.
  10. Последовательность сбора информации.
  11. Нюансы подготовки итоговой отчетности.

У нас доступен для скачивания график-план проведения внутреннего аудита (пример).

Программа проведения внутреннего аудита (пример)

Для получения достоверных результатов проверки во время аудиторского контроля необходимо придерживаться определенной методики проведения внутреннего аудита на предприятии. Необходимо заранее определить методы, планируемые для использования аудиторами и создать из них единую систему проведения, отталкиваясь от программы и плана проверки.

Допустимы такие методы:

  • Контрольное сличение остатков
  • Составление обратных калькуляций
  • Общенаучные и научно-практические
  • Хронологический и сравнительный анализ
  • Восстановление учетных записей по документам
  • Методы документальной и фактической проверки
  • Формальная, арифметическая и нормативная проверка
  • Проверка документации определенного хозяйственного процесса
  • Изучение конкретного документа или ряда взаимосвязанных данных.

Методов на практике значительно больше, сюда входят опрос и наблюдение, доказательство и оценивание, а также ряд других приемов, причем за их выбор ответственны аудиторы.

Проведение внутреннего внутреннего кадрового аудита в организации рассмотрено в этом видео:

Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования. По этой причине не существует единой качественной системы проведения внутреннего аудирования — каждая компания имеет свою структуру, что вынуждает изменять используемый порядок контроля.

При этом любая система проведения аудирования должна подчиняться следующим принципам:

  • Этапности и регулярности
  • Открытости и независимости
  • Единообразия и системности
  • Предупредительности и документированности.

Без учета этих принципов внутренняя проверка не может быть эффективной. Также важную роль в положительной результативности аудита играет его организация.

Организация проведения

Процедура проведения аудиторского контроля должна быть четко организована для исключения ошибок в работе самых проверяющих. Качественная организация деятельности аудиторов позволяет сделать контроль простым, быстрым и эффективным.

Проведение ВА всегда начинается с подготовки. Первым пунктом ежегодного контроля является соответствующее распоряжение руководства. Далее идет привлечение сторонней компании или формирование аудиторского штата из числа сотрудников. При наличии в организации уже созданной службы внутреннего аудита в приказе отражаются данные на проведение подготовки проверки и конкретные сроки.

Далее важным пунктом является планирование предстоящего аудита. На основании конкретной программы и плана выбираются адекватные методы, производится подготовка необходимой документации и окончательно определяются сроки ВА.

Приказ и соглашение

Приказ о проведении ВА выпускается непосредственным руководителей компании. Часто выпускаются 2 приказа — один на составление плана и программы аудитов, другой на начало их проведения. Поэтому непосредственным документом для начала действия является тот, который содержит в себе такие данные:

  1. Даты начала и сроки проведения проверок.
  2. Указание ответственных аудиторов и специалистов.
  3. Описание предоставляемых условий для проведения ВА.
  4. Меры, принятые для контроля за проведением аудиторской проверки.

Приказ на проведение внутреннего аудита в организации вы можете скачать здесь.

Приказ о проведении внутреннего аудита (образец)

Правила и порядок проведения внутреннего аудита описаны ниже.

Проведение внутреннего аудита СМК с целью соответствия ИСО 9001 показано в данном видеоролике:

Существуют определенные международные и российские стандарты проведения внутреннего аудита. При этом законодательно не запрещено разрабатывать свои внутрифирменные правила ВА. Основная часть федеральных стандартов касается деятельности сторонних аудиторов, регламентируя их работу для обеспечения качества предоставляемых услуг.

В то же время внутренние стандарты аудита, создаваемые конкретной компанией, не могут противоречить федеральным и международным правилам. Вне зависимости от уровня правил они все делятся несколько блоков. Из них 3 являются обязательными:

  1. Блок №1 отражает нюансы организационно-экономической деятельности аудиторов.
  2. Блок №2 указывает ответственность аудиторов, способы получения контрольных доказательств и порядок формирования выводов.
  3. Блок №3 содержит правила по выбору методик, оформлению документации, рабочие инструкции.

Важно понимать, что для получения достоверных данных по итогам аудита необходимо иметь структуру проверки с четкими правилами. Только систематизированная деятельность по определенным стандартам способна демонстрировать ясный результат.

Далее рассмотрим алгоритм и этапы проведения внутреннего аудита.

Пошаговые этапы

На первый взгляд проведение внутренней аудиторской проверки довольно простое. Эта процедура включает в себя всего 3 этапа:

  1. Предварительная подготовка.
  2. Сбор аудиторских доказательств.
  3. Оформление результатов проверки.

Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.

  • На этапе подготовки надо произвести планирование и собрать необходимые данные, документы и различные сведения об объекте контроля.
  • Рабочий этап подразумевает непосредственное применение выбранных методов контроля, проведение тестов, поиск доказательств и документирование проведенных мероприятий.
  • На заключительном этапе подводятся итоги проверки, выполняется анализ проведенного аудита и завершается подготовка документации.

Результаты осуществления

  • Все результаты ВА в обязательном порядке должны иметь документальную форму для последующего изучения. Чаще всего под документами подразумевается сводный отчет или его более мелкие формы. В нем указываются не только сведения об обнаруженных недочетах, но и предполагаемые пути их устранения. Также в результатах проведения внутреннего аудита обязательно отражаются потенциальные способы повышения эффективности рабочих процессов.
  • Помимо составления отчетов и прочей документации аудиторской проверки необходима и еще одна процедура. Важно заранее уточнить критерии эффективности работы проверяющих и по завершению внутреннего аудита производить анализ качества проведенного контроля.
  • Часто такими критериями служат соблюдения заявленных рамок сроков проверки, наличие полных и внятных замечаний по всем изученным пунктам, указание потенциальных проблем в будущем. Также необходимо анализировать деятельность аудиторов на соответствие регламенту проверок и правильном использовании разнообразных методов контроля. Еще одним критерием является доступность, полнота и своевременность предоставление документации о проведенной проверке.

При проведении внутреннего аудита большая роль отводится и его подготовке (и не забывайте о чек-листе!). Без правильно проведенной подготовительной части невозможна качественная работа проверяющих. Единой системы аудита не существует, каждая компания самостоятельно комбинирует методы контроля, поэтому стоит особое внимание уделять и подготовке, и самой проверке, и анализу эффективности работы службы ВА.

Проведение внутреннего аудита системы менеджмента описано в этом видео: