Меню Закрыть

Косгу компенсация за использование личного автомобиля

Косгу компенсация за использование личного автомобиля

Вопрос: Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях (выплата на банковскую карту сотрудника) (БГУ ред. 1.0)

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях (выплата на банковскую карту сотрудника) (БГУ ред. 2.0)

Ответ от 27.06.2018

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте закреплены в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, возмещение таких расходов отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ (приложение 5 к указаниям, утв. приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, далее – Указания № 65н). Разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212.

В письме Минфина России от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 допускается принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов:

Дебет КРБ 1 106 34 340 Кредит КРБ 1 208 12 660 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 106 34 340 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

Отметим, что компенсационный характер выплаты иных расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, то возмещение этих расходов отражается как закупка товаров (работ, услуг) по КВР 244 и статье 340 КОСГУ. ГСМ, приобретенные в командировке, необходимо оприходовать. К авансовому отчету сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, если расходы на ГСМ не предусмотрены в нормативном акте, поступление ГСМ необходимо отразить следующей бухгалтерской записью:

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 208 34 660 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим расходы (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Указаниями № 65н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ. Возмещение затрат работника на приобретение ГСМ отражается аналогичным образом, поскольку они произведены в рамках трудовых отношений и не являются закупкой материалов. В таком случае компенсация расходов на приобретение ГСМ отражается записью:

Дебет КРБ 1 401 20 212 Кредит КРБ 1 208 12 660 – отражена компенсация затрат на приобретение ГСМ (п. 84 Инструкции № 162н).

Как задать вопрос

Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях? Какие документы при этом следует оформить для внутреннего учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на выплату компенсации (возмещения) за использование личного транспорта для служебных целей отражаются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, осуществляется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Основными документами, регламентирующими порядок, правила и размеры выплат компенсации (возмещения) расходов за использование личного автомобиля в служебных целях, будут являться: самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление, составленное на имя руководителя, и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации (возмещения) расходов работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В свою очередь, компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Обратим внимание, что статьей 188 ТК РФ установлена возможность, а не обязанность работодателя выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей.
Отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации осуществляется в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). Согласно прямым нормам Указаний N 65н расходы бюджетного учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей осуществляются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, п. 127 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее — Инструкция N 174н). Применение данного счета обусловлено тем, что к прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обозначенные в трудовом договоре (контракте).
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции N 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 0 401 20 212 (0 109 ХХ 212)*(1) Кредит 0 302 12 730 — отражено начисление задолженности по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях перед работником;
2. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — выдана работнику сумма компенсации из кассы учреждения;
или
3. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 11 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — отражено перечисление компенсации на банковскую карту работника.
Относительно документального оформления отметим следующее.
В силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяется дополнительным соглашением сторон к трудовому договору, выраженным в письменной форме.
Отметим, что для некоторых категорий работников (сотрудников) учреждений государственного сектора размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее — Постановление N 563).
Для работников государственных (муниципальных) бюджетных учреждений порядок (правила) и размеры выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, устанавливаются на уровне самого учреждения и закрепляются в рамках формирования учетной политики или ином локальном акте учреждения. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов важным моментом для рассматриваемой ситуации будет являться обоснование необходимости использования личного транспорта исключительно в интересах работодателя, а не в интересах работника (смотрите, например, постановление АС СЗО от 16.03.2015 N Ф07-1834/2011). При этом установленный размер компенсации (возмещения) расходов работника целесообразно подкрепить предварительным расчетом, где будет прослеживаться, из каких конкретно расходов сложилась сумма компенсации.
В целях обоснования использования автомобиля в интересах работодателя локальным актом может быть предусмотрено, например, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается с учетом:
— необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
— времени использования личного транспорта в служебных целях;
— объема средств, предусмотренных на обеспечение деятельности учреждения.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что обязательными документами, оформленными в письменном виде для возмещения (компенсации) расходов работника за использование личного транспорта в служебных целях, будут являться самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление на имя руководителя и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (возмещения). Кроме этого, возможность выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов работникам, бюджетному учреждению рекомендуется закрепить в рамках формирования учетной политики.

Смотрите так же:  Пояснительная записка к декларации усн

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

20 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Если в 22, 23 разрядах номера счета бухгалтерского учета указано «ХХ», то при формировании бухгалтерских записей должен применяться код группы синтетического счета объекта учета, соответствующий экономическому содержанию конкретной операции.

Компенсация за использование личного автомобиля сотруднику таможни (Зарипова М.)

Дата размещения статьи: 06.11.2015

В каком размере выплачивается компенсация?

В соответствии с п. 4 ст. 3 Федерального закона N 283-ФЗ сотрудникам МЧС, ФТС, ФСИН и ФСКН, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в порядке и размерах, которые определены Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14. Пунктом 2 данного Постановления утверждены следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Федеральный закон от 30.12.2012 N 283-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

За использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

3300 руб. в месяц

За использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см

4100 руб. в месяц

За использование мотоциклов

1650 руб. в месяц

В каком порядке выплачивается компенсация?

Правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов Российской Федерации утверждены Постановлением Правительства РФ N 14 (далее — Правила N 14).

Примечание. В силу п. 2 Правил N 14 денежная компенсация выплачивается сотрудникам только в случае, если их служебная деятельность носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями.

Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя органа (учреждения) (п. 3 Правил N 14).

К сведению. Для получения денежной компенсации сотрудник подает рапорт на имя руководителя органа (учреждения).

К рапорту прилагаются следующие документы:

— копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства). Данная копия заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала;

— путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

— документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц. Выплата осуществляется одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц на основании приказа руководителя таможенного органа (учреждения), в котором указывается сумма денежной компенсации.

Сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке (п. 7 Правил N 14).

Как отразить в учете выплату компенсации?

В силу Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы, связанные с выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Таким образом, учет расчетов по данной выплате следует вести с использованием счета 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции N 157н ).

Утверждены Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Начисление компенсации в казенном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 102 Инструкции N 162н ):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»

Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 49 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения».

Если сотрудникам компенсационная выплата за использование личного автомобиля в служебных целях перечисляется на банковскую карту, то необходимо учесть разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 08.07.2015 N 02-07-07/39464. В нем чиновники финансового ведомства обращают внимание, что при отражении операций, связанных с перечислением заработной платы (иных выплат) на банковские карты сотрудников казенных учреждений, транзитный счет 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» не используется. В силу п. 273 Инструкции N 157н счет 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» предназначен для учета расчетов по удержаниям из заработной платы и денежного довольствия, стипендий или иных периодических платежей. При этом удержания производятся на основании соответствующих документов — письменных заявлений сотрудников или исполнительных листов.

В случае если по контракту в учреждении предусмотрено перечисление денежного довольствия сотрудникам таможенных органов на банковские счета, в том числе на счета, к которым привязаны банковские карты, указанные операции следует отражать бухгалтерскими записями без использования данного счета.

С учетом разъяснений, приведенных в Письме N 02-07-07/39464, корреспонденция счетов по перечислению компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях будет следующей:

Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудникам учреждения

Перечислена компенсация на банковские карты сотрудников

Чиновники финансового ведомства отмечают, что указанный порядок отражения в бухгалтерском учете перечисления заработной платы сотрудников учреждения на счета работников в банке, в том числе на счета банковских карт, необходимо закрепить в учетной политике казенного учреждения.

Удерживать ли НДФЛ с компенсации?

В Письме Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076 чиновники ведомства указали на следующее. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах предусмотренных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций за использование личного имущества работника в интересах нанимателя и не определяет порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ нужно руководствоваться положениями Постановления Правительства РФ N 14.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества сотрудника в интересах нанимателя (таможенного органа). Минфин в вышеприведенном Письме обращает внимание на документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на данные цели, а также подтверждающие суммы произведенных в связи с этим расходов.

Возникает ли обязанность по уплате страховых взносов?

Далее поговорим об уплате страховых взносов во внебюджетные фонды.

Что касается страховых взносов, то разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985. В нем чиновники отмечают, что от обложения страховыми взносами освобождаются компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ ). Таким образом, в целях применения законодательства о страховых взносах нужно руководствоваться положениями Постановления Правительства РФ N 14.

Смотрите так же:  Если утерян договор социального найма на квартиру что делать

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

В то же время хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92. В нем чиновники ведомства отмечают, что если сотрудник в служебных целях использует автомобиль, которым он управляет по доверенности, то суммы полученной им компенсации подлежат обложению страховыми взносами. Данный вывод основан на том, что в силу положений ст. 185 ГК РФ при передаче имущества по доверенности не происходит перехода права собственности к доверенному лицу, следовательно, такое имущество не является личным. Компенсация за использование в служебных целях неличного имущества сотрудника законодательством РФ (в частности, ст. 188 ТК РФ) не предусмотрена. Тогда как п. 7 Правил N 14 определяет выплату компенсации сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника (п. 7 Правил N 14). В данном случае необходимо обратиться к нормам п. 14 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ. В частности, они гласят, что суммы денежного довольствия, продовольственного и вещевого обеспечения и иные выплаты, получаемые лицами рядового и начальствующего состава таможенных органов, имеющими специальные звания, в связи с исполнением службы не подлежат обложению страховыми взносами.

Ниже рассмотрим примеры по отражению в бухгалтерском учете операций по выплате компенсации за использование личного автомобиля.

Пример 1. Сотрудница таможни В.В. Иванова подала рапорт на выплату компенсации за использование личного легкового автомобиля (Hyundai Solaris). Она представила документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно техническому паспорту рабочий объем двигателя составляет 1591 куб. см. В соответствии с приказом руководителя таможенных органов компенсация выплачивается в размере 3300 руб. в месяц.

Бухгалтер казенного учреждения сделает следующие учетные записи:

Проверка выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Где может быть нарушение?

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2009, N 5

Использование личного имущества сотрудников в служебных целях встречается на практике довольно часто. Это может быть вызвано разными причинами, в частности разъездным характером работы. Трудовой кодекс предусматривает компенсацию расходов, понесенных сотрудником, в порядке, определенном соглашением сторон. Однако на практике не все так просто. Не всегда руководитель бюджетного учреждения может установить тот размер компенсации, который устраивал бы сотрудника, и даже не потому, что он не желает, а потому, что таковы нормы, утвержденные Минфином для бюджетных учреждений. Какие ошибки выявляются Росфиннадзором в ходе проверок, мы рассмотрим в предлагаемой читателям статье.

Как все начиналось

«Здравствуйте, мы к вам с проверкой», — с такой фразы начался рабочий день бухгалтера одного из федеральных бюджетных учреждений. Приняв это как должное, он все надеялся, что после проверки услышит слова: «Проверка закончена. Желаем вам всего хорошего! До свидания!». Однако все оказалось не так хорошо, как хотелось бы.

Ревизор сделал заключение о необоснованном расходовании средств федерального бюджета. Камнем преткновения стала выплата компенсации за использование личного транспорта руководству и отдельным сотрудникам учреждения. Бухгалтер платил столько, сколько установил руководитель.

Попробуем разобраться, насколько же правомерны действия бухгалтера, которому нужно не забывать о том, что в случае если ревизорами выявлены факты необоснованной выплаты денежной компенсации, это может быть квалифицировано как нарушение принципа результативности и эффективности использования денежных средств. Напомним, он заключается в том, что при исполнении бюджетов учреждения должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата (ст. 34 БК РФ). Соблюсти этот принцип при расчетах с работниками за использование личного автомобиля непросто в силу того, что этот вопрос не до конца урегулирован законодательством и бюджетным учреждениям приходится самостоятельно принимать решение на свой страх и риск.

На каком основании и в каком размере выплачивается компенсация?

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. В ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

  • выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств;
  • возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества.

При этом в общем случае работодатель может установить фиксированный размер компенсации, а расходы по эксплуатации авто возмещать в размере фактически произведенных затрат. Ведь размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Данное утверждение справедливо для коммерческих организаций, а бюджетным учреждениям следует учитывать Приказ Минфина России N 16н . Несмотря на то что этот Приказ датирован 2000 г., финансовое ведомство считает возможным руководствоваться им в настоящее время (Письмо Департамента бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной и муниципальной службы от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».

В данном Приказе прописано, что выплата компенсации работникам учреждений, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится согласно условиям и порядку, которые предусмотрены п. п. 1 — 6, 8, 9 Письма Минфина России N 57 . Выделим главное:

  1. Основанием для выплаты компенсации работникам является распоряжение руководителя учреждения.
  2. Выплата компенсации производится только тогда, когда работа по роду служебной деятельности связана с постоянными разъездами согласно должностным обязанностям. Если работник управляет авто по доверенности, то он также имеет право на получение компенсации.
  3. Компенсация предоставляется один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
  4. Понесенные учреждением расходы должны быть экономически обоснованны с точки зрения эффективности использования бюджетных средств. Использование имущества сотрудника должно быть обусловлено его должностными инструкциями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).
  5. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок с учетом возмещения затрат по эксплуатации (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт) (п. 3 Письма Минфина России N 57). Это не означает, что компенсация за использование личного авто не нормируется.
  6. Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных учреждений, использующим для служебных поездок личные авто, производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений. Что касается руководителей, то им компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов управления (п. 8 Письма Минфина России N 57).

Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

В документах Минфина содержатся запутанные ссылки на нормы документов, на основании которых следует рассчитывать размер компенсации, при этом четкого и однозначного указания нет, на что обращено внимание в Постановлении ФАС МО от 14.06.2006 N КА-А40/5051-06. В Приказе Минфина России N 16н дана ссылка на Письмо Минфина России N 57, которое содержит отсылочную норму по поводу размера компенсации совсем на другой документ — Постановление Правительства РФ от 20.06.1992 N 414, положения которого уже устарели по сравнению с Приказом Минфина России N 16н. Поясним данное утверждение.

Действительно, после того как было принято Постановление N 414 в связи с изменением цен, Правительство РФ на смену ему выпустило Постановление от 24.05.1993 N 487. Именно в соответствии с ним Минфину предоставлено право изменять установленные размеры компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок с учетом изменений индекса цен. Издав Приказ N 16н, финансовое ведомство реализовало данное право, однако нормы выплаты компенсации, установленные в этом документе, далеки от сегодняшней реальности.

Выплачивать компенсации в размерах, превышающих указанные нормы, за счет средств федерального бюджета не представляется возможным: в ходе проверки факт превышения расценивается как нарушение.

Выделим несколько вариантов выплаты компенсации за использование личного автомобиля в рамках закона.

Выплата компенсации по повышенным нормам

Бюджетные учреждения наряду с выполнением своих основных функций могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемый налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1200 руб. для авто с объемом двигателя до 2 л и 1500 руб. для авто с объемом свыше 2 л).

Смотрите так же:  Налог за пользование природному ресурсами

Расходы, произведенные свыше указанных норм, не учитываются при налогообложении (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В размерах компенсации, установленных законодательством, учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации транспортного средства затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт) (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09). При этом для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работник представляет заверенную копию технического паспорта машины, при управлении транспортом по доверенности — копию доверенности. Будет нелишним учет поездок сотрудника, например, в выписываемых путевых листах (Письмо УФНС по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1).

Несмотря на то что указанные нормы касаются только налогообложения прибыли, организации нередко используют их при расчетах с сотрудниками и начислении «зарплатных» налогов. Такой подход нельзя назвать корректным. В Письме Минфина России N 57 установлено, что нормы не влияют на фактический размер выплачиваемой работнику компенсации, конкретный размер которой определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Поэтому если работодатель выплатит компенсацию в размере, превышающем установленные Постановлением Правительства РФ N 92 нормы, то она также не облагается НДФЛ и ЕСН (Постановления ФАС ЗСО от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

Бюджетные учреждения могут взять на вооружение повышенные нормы при выплате компенсации за счет поступлений от приносящей доход деятельности. В таком случае расходы на выплату компенсации будут уменьшать налогооблагаемые доходы при условии, что личный автомобиль используется в приносящей доход деятельности бюджетного учреждения. Отметим, что в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ компенсация за использование личного транспорта в служебных целях поименована в подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. В бюджетном учете расчеты по компенсации при выплате ее за счет доходов от внебюджетной деятельности отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н.
Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Заметим, в пределах самостоятельно установленных бюджетным учреждением норм оно может не облагать компенсацию не только «зарплатными» налогами, но и взносами во внебюджетные фонды. В частности, компенсация за использование личного авто в служебных целях не облагается пенсионными взносами, кроме того, она исключается из расчета ЕСН.

В части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве учреждение может взять на заметку Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 N А26-5397/2006-210. В соответствии с ним страхователь смог отстоять выплаченную компенсацию, не уплачивая с нее взносы по травматизму, выполнив всего два условия. Размер и порядок выплаты компенсации были установлены приказом руководителя, изданным согласно ст. 188 ТК РФ. А выплаченные работникам суммы за использование личного транспорта в служебных целях не превышали определенного локальным актом размера компенсации.

Заключение договора аренды личного авто

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ арендная плата за пользование имуществом выделена в отдельную подстатью 224 КОСГУ. На нее относятся расходы бюджетов по внесению арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма) объектов нефинансовых и непроизведенных активов для государственных (муниципальных) нужд, в том числе помещений, сооружений, транспортных средств, земли и другого имущества. Как видим, расходы на аренду транспортных средств относятся к законным бюджетным расходам, поэтому в пределах бюджетных обязательств и при грамотном оформлении договорных отношений с работником бюджетное учреждение может воспользоваться данным основанием.

Аренда транспортного средства оформляется в рамках гражданско-правовых отношений, которые предполагают заключение двух основных типов договоров: аренды только транспортного средства и аренды авто с экипажем. При этом бюджетное учреждение выступает в роли арендатора, а сотрудник — в роли арендодателя. При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа все обязанности по его содержанию, управлению и технической эксплуатации возлагаются на арендатора (ст. ст. 644 — 646 ГК РФ). При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, наоборот, многие расходы ложатся на арендодателя-сотрудника, который обязан предоставить авто во временное пользование, содержать его и оказывать услуги по управлению и технической эксплуатации (ст. ст. 632 — 635 ГК РФ). Именно этот вариант чаще всего практикуется, так как не каждый работник предоставит свой автомобиль для эксплуатации другому водителю. К тому же такой вариант выгоден для сотрудника, который получает арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его эксплуатации.

В бюджетном учете расчеты по аренде при выплате арендной платы за счет бюджетных источников отражаются следующими записями:

Налогообложение. Выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, бюджетное учреждение по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п. 1 ст. 226, пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление личным автомобилем. Поименованные выплаты целесообразно предусмотреть в договоре аренды автомобиля с экипажем отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по ЕСН. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения ЕСН (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ). На основании этой нормы бюджетное учреждение не облагает сумму, начисленную за предоставление сотрудником своего автомобиля в аренду (Письмо УФНС по г. Москве от 20.04.2007 N 21-18/340).

И как же все закончилось

Описанная нами в начале статьи история может иметь две концовки — хорошую и не очень. Читатель, который ознакомился с материалом и убедился в правильности исчисления и выплаты компенсации, может рассчитывать на благоприятный исход проверки. Бухгалтер проверяемого учреждения, возможно, не все знал о выплате компенсации и был наказан, но после прочтения статьи он понял, как не попадать в подобную ситуацию в дальнейшем.

КОСГУ по компенсации расходов за использование работником личного автотранспорта

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику может выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. То есть выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Следовательно, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

В соответствии с пп. 5(1).2 п. 5(1) разд. III Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, расходы государственных (муниципальных) учреждений на осуществление выплат компенсаций работникам государственных (муниципальных) учреждений, обусловленных их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами, не включенные в фонд оплаты труда, отражаются по виду расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».

Согласно п. 3 разд. V данных Указаний расходы на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей прямо поименованы в подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Таким образом, компенсацию штатному работнику за использование личного автотранспорта в служебных целях бюджетному учреждению необходимо отразить по виду расходов 112 в увязке с подстатьей 212 КОСГУ.

КОСГУ компенсация за использование личного имущества

Вопрос-ответ по теме

п о какой статье косгу отражать расходы за использование личного автомобиля для служебных поездок?

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Бюджетная классификация: КОСГУ от А до Я

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

сообщаем следующее: Компенсацию расходов за использование личного транспорта в служебных целях отражайте по подстатье КОСГУ 212.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Школа Главбуха госучреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Важное в Декабре

© 2011–2018 ООО «Актион группа Главбух»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Все права защищены. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Учет в учреждении» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.