Меню Закрыть

Как отвечать за приказ

Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство

Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство – один из основополагающих документов, предполагающий начало становления системы охраны труда в организации. Унифицированной формы его не существует. Тем не менее ряд требований к оформлению является обязательным. В представленном образце и бланке все они неукоснительно соблюдаются.

Газовое оборудование является источником повышенной опасности для всех, кто находится вблизи него. По этой причине, если в организации имеются газовые котлы, нагреватели либо другое оборудование, которое приводится в действие подведенным к нему газом, имеет смысл позаботиться об обеспечении элементарной безопасности организации.

Меры по безопасности сотрудников описаны в приказе Минэнерго №115 от 24 марта 2003 года.

В нем также говорится о том, что просто выбрать любого из числа подчиненных и назначить его будет ошибкой.

Требования к кандидатуре

Необходимо, чтобы назначаемый человек знал принципы действия конкретных газовых установок, прошел инструктаж по технике безопасности (и имеет подтверждающий этот факт документ). Словом, нужно, чтобы ответственный за газовое хозяйство действительно мог бы обеспечить надежное и безопасное функционирование вверенного ему оборудования.

Чем именно пользоваться для отбора работника, указывается в конкретной должностной инструкции каждого из предприятий. Например, сданный работником норматив может называться «Правила безопасности систем газораспределения и газопотребления».

И подтверждалось бы это соответствующей квалификацией. В частности, работник имел бы высшее либо среднее техническое образование, прошел бы дополнительные курсы, находился бы на должности не ниже начальника ПТО либо его заместителя и пр.

В иных случаях при проведении проверок контролирующие организации имеют полное право наложить на организацию (в лице его безответственного руководителя) административное наказание в виде штрафа.

Элементы приказа

Документация этого типа обычно составляется на фирменных бланках организации. Приказ обязательно должен содержать основные реквизиты организации. Если их нет на бланке, то в верхней части контакты прописывают каждый раз отдельно. Также общие элементы приказов – наименование, номер, дата подписания, город.

Ниже в относительно свободной форме излагается суть указания руководителя. Оно должно иметь причину, поэтому вначале формулируется задача. В случае с назначением ответственного за газовое оборудование это обеспечение безопасности при эксплуатации.

Важно! Не нужно упускать момент с работоспособностью. Ведь неисправные аппараты могут быть абсолютно безопасны, но при этом не удовлетворять требованиям руководителя.

Таким образом, лаконичность должна быть совмещена с указанием всех необходимых сведений. Указания подразделяются на пункты. В них прописывается:

  • В первом – кого из сотрудников назначают ответственным. Указываются ФИО и должность.
  • Во втором – чем должен руководствоваться сотрудник при осуществлении полагающейся ему согласно назначению деятельности.
  • В третьем – какие конкретно обязанности возлагаются на ответственного за газовое хозяйство.
  • В четвертом — на кого переносятся перечисленные функции, если основной ответственный сотрудник будет временно отсутствовать. Указываются должность и полное ФИО заместителя.
  • В пятом – кто будет отвечать за ознакомление ответственного с содержимым приказа.
  • В шестом – кто будет контролировать выполнение приказа.

В приведенном образце представлена именно такая структура. Однако составление документа предполагает свободную форму. В маленьких организациях можно вообще исключить пункт пять. Он носит рекомендательный характер.

Заключительная часть приказа типовая. Там должны располагаться подпись руководителя, печать организации, а также «автограф» того, кто был назначен ответственным за газовое хозяйство.

Принципиально важный момент: подпись назначенного сотрудника обозначает только ознакомление с приказом, но никак не его согласие на выполнение этих обязанностей.

Подобные юридические тонкости часто «всплывают» в ходе судебных разбирательств, так что необходимо иметь это ввиду.

Если говорить о том, что конкретно делает специалист, назначенный ответственным за газовое хозяйство, то его функционал можно разделить по категориям:

  • Инструкции. Именно он корректирует имеющиеся образцы либо самостоятельно составляет инструкции по охране труда на предприятии.
  • Планы. Исходя из конкретных ситуаций, ответственный за газовое хозяйство разрабатывает план взаимодействия служб в сфере охраны труда. Обслуживающий оборудование персонал должен руководствоваться его планами по ликвидации аварий и пр.
  • Контроль за периодичностью проверки знаний других сотрудников о работе газового оборудования. Естественно, такая проверка должна касаться непосредственно только тех работников организации, которые имеют с ней контакт.
  • Работа специалистов. Ответственный за газовое хозяйство должен взять под свой контроль то, какие специалисты и когда эксплуатируют газовое оборудование. Он должен располагать этими сведениями в любой момент.
  • Производственный контроль. Газовое оборудование должно быть в исправном состоянии, оно не должно представлять опасности для окружающих ее работников.
  • Взять на себя ответственность за правильность заполнения технической документации при работе на газу (при ремонте, например, газопроводов).
  • Тренировки. В опасных ситуациях коллектив должен знать что делать. Для этого назначенный ответственным проводит тренировки по ликвидации производственных катастроф и небольших аварий.
  • Помощь. Ответственный должен оказывать консультации в вопросах периодичности замены вышедшего из строя, неисправного газового оборудования.
  • Соблюдение инструкций. Мало разработать документ. Гораздо важнее проследить за его верным выполнением каждым из работников, которые имеют отношение к газовому хозяйству организации.

Вот основные аспекты, которые должен учитывать приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство, образец и бланк которого приложен в верхней части статьи.

Как остроумно ответить на обидную реплику и не выглядеть грубияном

Поделиться сообщением в

Внешние ссылки откроются в отдельном окне

Внешние ссылки откроются в отдельном окне

В ваш адрес отпустили колкость? Обозреватель ВВС Capital делится советами, которые помогут выйти победителем из такой ситуации.

Приходилось ли вам работать с человеком, настолько неуверенным в себе, подавленным или трусливым, что он так и сыплет нахальными негативными репликами, неприличными замечаниями или оскорбительными намеками?

Ехидное бормотание сквозь зубы: «Ну-ну!» или «Очень оригинально!» может застать вас врасплох и сбить с толку — хочется парировать, но нечем.

Иногда нам приходит в голову совершенно убийственная формулировка — как правило, спустя пару дней, когда мы уже всласть повозмущались и поразмыслили.

Но после драки кулаками не машут.

Таким образом, тут все зависит от скорости: ваш остроумный ответ должен быть таким же быстрым, как и выбившая вас из колеи реплика.

Леди Астор: «Если бы я была вашей женой, сэр, я бы подсыпала яду вам в кофе».

Уинстон Черчилль: «Если бы я был вашим мужем, я бы его выпил».

Чтобы научиться отвечать на выпады обидчика, необходимо отточить свое умение слушать — это поможет отреагировать молниеносно.

Конечно, остроумный ответ нельзя спланировать заранее. Это всегда импровизация, основанная на непредсказуемом материале, который, по мнению экспертов, можно получить, если активно и внимательно вслушиваться в слова собеседника.

Абигайль Пауль, художественный руководитель театральной студии Theatre Language Studio (TLS) во Франкфурте, считает, что люди думают быстрее, чем говорят, поэтому у внимательного слушателя появляется дополнительное время, чтобы составить в уме ответ, делая при этом вид, будто он продолжает внимать словам собеседника.

Беседуя в режиме телефонной конференции, вы наверняка не раз замечали, что готовы поделиться идеей, ответить на вопрос или предложить решение проблемы еще до того, как человек на другом конце провода договорит.

Те же навыки слушания и механизмы мышления можно пускать в ход, когда беседа становится неприятной и вам приходится защищаться.

По мнению Пауль, которая обучает членов студии навыкам театральной импровизации, все дело в том, чтобы правильно воспользоваться дополнительным временем, пока собеседник говорит.

«Большинство из нас не дослушивает до конца, мы просто ждем, когда можно будет высказать свои собственные соображения. Никаких волшебных способов овладеть этим навыком не существует — надо только практиковаться», — предупреждает она.

Отточить мастерство слушателя можно, например, с помощью простой игры: два человека составляют историю, поочередно быстро добавляя по одному слову к уже сказанному. Эта игра заставляет участников активно слушать и спонтанно реагировать.

«Смысл в том, чтобы перестать цепляться за свое эго и свои собственные мысли, потому что слушание во многом предполагает искреннее желание использовать сказанное для того, чтобы что-то в себе изменить», — поясняет Пауль.

Если вы знаете, что ваш коллега склонен вворачивать по ходу беседы ехидные замечания, потренируйтесь внимательно его слушать и будьте готовы быстро отреагировать, чтобы разрядить обстановку.

«Надо перехватить контроль над ситуацией», — советует педагог.

Если коллега говорит вам: «Смотри-ка, до чего додумался!», Пауль предлагает ответить что-то вроде: «Спасибо. Мне нечасто говорят о том, какой я умный».

А в ответ на «И это все, на что ты способен?» можно сказать: «Боюсь, что да. Что дальше?»

Ответ на грубость (домашние заготовки)

  • «Ох, простите, что середина моего предложения вклинилась в начало вашего»
  • «Простите, что я говорю, когда вы меня перебиваете. Пожалуйста, продолжайте»
  • «Надеюсь, завершение вашего рабочего дня будет столь же прекрасно, как и вы сами»

Еще один способ — постараться забыть о своей гордости и повысить статус другого человека. Слово «статус» в этом смысле пришло из правил театра экспромта, в соответствии с которыми каждый участник обязан сделать все, чтобы партнер по сцене смотрелся хорошо.

Допустим, ваш руководитель или коллега постоянно вас критикует. Пауль предлагает «изменить статус» — лучше всего с помощью интонации.

«Например, на слова «А вы можете предложить что-нибудь получше?» стоит попытаться ответить: ‘Я вижу, что у вас у самого уже есть масса замечательных идей на этот счет, но, может быть, вместе нам удастся сделать то-то и то-то еще лучше», — советует Пауль.

«Конечно, если не выдержать тональность, человек может и разозлиться. Дело не в словах, а в интонации, с которой они произносятся».

Не опускайтесь до уровня обидчика

Заткнуть рот обидчику можно и добрым словом, и часто лучшим вариантом ответа становится остроумная, уместная и, что самое главное, позитивная реплика, поднимающая ситуацию на более высокий нравственный уровень.

Белине Раффи, консультанту по импровизации в деловом общении, как-то пришлось работать с руководителем, который относился к своим подчиненным очень высокомерно.

По ее словам, когда шутки становятся злыми, любые новаторские замыслы обречены на провал. «Это убивает все идеи в зародыше», — считает она.

Что еще хуже, такое отношение отрицательно сказывается на энергетике людей и приводит к распаду коллектива.

По мнению Раффи, негативный комментарий, высказанный в рабочей обстановке, где, как предполагается, все хотят добиться успеха и сохранить работу, обычно выдает неуверенность его автора в себе.

К примеру, сотрудник может быть не уверен в том, как решать какую-нибудь конкретную задачу, и считает, что если отвлечь внимание на кого-нибудь еще с помощью критики, никто не заметит его воображаемой или действительной неспособности решить проблему.

Конечно, велик соблазн отплатить обидчику той же монетой, однако позитивные комментарии гораздо лучше способствуют успешной реализации проектов и при этом позволяют проявить все свои лингвистические способности.

Смотрите так же:  Тех Требования срд

Окружающие оценят ваше чувство юмора, а обмен колкостями на этом может быстро прекратиться.

Если коллега говорит: «Этот проект стремительно идет ко дну», можно сказать: «Ну, по крайней мере, он идет хоть куда-то, а я рассчитываю направить его куда следует».

На самом деле, по словам Раффи, положительные остроумные комментарии способствуют укреплению доверия между сотрудниками, начальниками и подчиненными и могут превратить доселе враждебную обстановку в атмосферу приятия, где мнение каждого имеет значение.

Негативные комментарии имеют прямо противоположный эффект. «Они создают ненужное напряжение в коллективе и заставляют человека почувствовать себя изгоем или глупцом, не принадлежащим к «своему кругу» людей, которые разбираются в теме», — уверяет она.

Раффи рекомендует попытаться указать на нелепость ситуации, не делая при этом злодея из обидчика.

По ее мнению, лучше представить его как жертву абсурдных обстоятельств.

Впрочем, есть еще один способ ввернуть запоминающийся ответ, который создаст прилив положительной энергии.

«Лучшие ответы получаются тогда, когда кто-то обращает внимание на то, чего не замечали остальные, — считает Пауль. — Обычно именно это и вызывает смех».

А ведь в этом, как правило, и состоит цель любой остроумной реплики.

Возможность вместе посмеяться снимает напряжение, объединяет людей и заставляет вспомнить о том, о чем так легко забыть: все мы в одной лодке.

Как подготовить приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Федеральный закон «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 г. № 69-ФЗ называет все юридические лица, независимо от вида хозяйствующего субъекта, как предприятия, которые являются неотъемлемой частью системы осуществления пожарной безопасности.

Вышеуказанный законодательный акт обязывает все предприятия разрабатывать и вводить в действие инструкции по пожарной безопасности, производить обучение своих сотрудников мерам противопожарной безопасности. Все эти обязательства закон возлагает на руководителя организации как на официального представителя.

Иными словами руководитель является главным ответственным лицом за пожарную безопасность в возглавляемой им организации. Но внутренним приказом организации руководитель может назначить другого сотрудника ответственным за противопожарную безопасность на предприятии. Хотя это и не снимает с него в целом ответственность за пожарную безопасность подчиненной ему организации.

Ответственными могут назначаться главные специалисты предприятия. Если предприятие производственного характера, то, как правило, ответственным назначается главный технический специалист: главный инженер, главный технолог, заместитель руководителя по производству.

В муниципальных учреждениях эту ответственность в большинстве случаев несут сами руководители: директора школ, главврачи, заведующие. В организациях офисного типа ответственность за пожарную безопасность может возлагаться на кадрового работника или работника отдела охраны труда. На объектах малого бизнеса ответственные чаще всего сами руководители.

Если организация осуществляет круглосуточный режим работы, то помимо ответственного за пожарную безопасность организации в целом, назначаются сотрудники, которые несут ответственность в течение смены за определенный участок. Например, если это гостиница (хостел), то ночью ответственным является дежурный администратор или управляющий.

Согласно Правилам противопожарного режима РФ от 25.04.2012 года, все руководители предприятий, лица, которые назначены ответственными за пожарную безопасность и главные специалисты организации, должны не реже одного раза в три года проходить обучение с отрывом от производства в организациях, имеющих соответствующую лицензию на обучение, выданную Государственной противопожарной службой.

Видео — обучение пожарно-техническому минимуму ответственных за это лиц:

Все остальные сотрудники, руководители обособленных подразделений и отделов, заведующие складами могут проходить обучение непосредственно на предприятии. Обучение проводит лицо, назначенное руководителем. Обычно этим занимается сотрудник, назначенный ответственным за пожарную безопасность.

Главным документом по основным положениям пожарной безопасности на предприятии является приказ, который регулирует основные вопросы:

  • непосредственно назначается ответственное лицо (или лица);
  • утверждается периодичность обучения должностных лиц;
  • утверждают всю разработанную нормативную документацию по вопросам пожарной безопасности;
  • определяется противопожарный режим на предприятии.

Скачать образец приказа по пожарной безопасности на предприятии в формате PDF можно ЗДЕСЬ.

Срок действия приказа законодательно не ограничен, но рекомендуется переиздавать его в начале каждого года. Так как он является одним из организационных документов организации.

Основные положения приказа о назначении ответственных за пожарную безопасность

В приказе о назначении ответственных за пожарную безопасность должны содержаться следующие сведения:

  1. Непосредственно назначается лицо ответственное за противопожарную безопасность на всем предприятии.
  2. Назначаются ответственные лица в подразделениях и отделах, если организация достаточно большая.
  3. Отдельным пунктом назначается лицо, на которое возлагается проведение инструктажей по противопожарной безопасности. Можно назначать работника охраны труда или кадровика, при условии, что данный работник будет обучен по соответствующей программе по пожарно-техническому минимуму.
  4. Следующий пункт можно указать непосредственно в приказе, но целесообразнее разработать приложение к нему в виде инструкции. В ней должно быть указано количество средств пожарной безопасности, таких как огнетушители, информационные таблички, планы эвакуации. И место их расположения в здании и на территории. Определяется периодичность проверки исправности огнетушителей и всех противопожарных средств и систем противопожарной защиты на предприятии.
  5. Утверждается Положение о противопожарной безопасности на предприятии.
  6. Назначаются лица, ответственные за проверку и эксплуатацию систем пожарной сигнализации и оповещения. Наличие которых, в настоящее время, обязательное требование органов противопожарного надзора. Для разных видов предприятий существуют свои нюансы при организации работы по пожарной безопасности. Тем более, что Постановлением Правительства в 2012 были отменены все общие инструкции по пожарной безопасности, и все предприятия обязали разрабатывать специализированные инструкции, которые отражаются в данном приказе. Для издания инструкций можно пользоваться Правилами противопожарной безопасности РФ, в которых подробно расписаны все требования, предъявляемые к различным видам учреждений, таких как детские учреждения, места массового скопления людей, предприятия с пожаро- и взрывоопасным производством и т.д.
  7. С приказом и приложениями к нему должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, или как минимум все лица, несущие ответственность за пожарную безопасность на местах.

Приказ подписывается руководителем организации. Все остальные документы, положения и инструкции подписывает исполнитель, но руководитель в обязательном порядке ставит визу утверждения.

В дополнение к приказу можно разработать должностную инструкцию для лица, на которое возлагается ответственность за пожарную безопасность, в которой указываются права и обязанности ответственного лица.

Скачать образец приказа о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность можно ЗДЕСЬ (файл PDF).

Основные обязанности лица, ответственного за пожарную безопасность

  • разрабатывает документацию по противопожарной безопасности. Обеспечивает их изучение и выполнение;
  • производит общий контроль за соблюдением на предприятии противопожарного режима, контролирует ответственных в обособленных подразделений в вопросе пожарной безопасности;
  • предоставляет руководству предложения по улучшению противопожарного состояния предприятия;
  • планирует сроки проведения противопожарных мероприятий и обучения персонала;
  • назначает ответственных за противопожарное состояния на местах, если это не было указано в основном приказе;
  • следит за своевременным обновлением планов эвакуации, исправностью информационных табло и средств извещения;
  • обеспечивает исполнения требований органов пожарного надзора.
  • Основные права ответственного лица

    • представлять предприятие во всех инстанциях пожарной безопасности;
    • в любое время производить проверку всех структурных подразделений, отделов и объектов, в случае грубых нарушений имеет право остановить работу;
    • требовать от руководителей обособленных подразделений соблюдения и выполнения всех инструкций по пожарной безопасности;
    • выносить предложения о наказании лиц, виновных в нарушении противопожарного режима, или ходатайствовать о поощрении активистов.

    Ответственность

    Личную ответственность за обеспечение мер противопожарной пожарной безопасности несет руководитель предприятия. К ответственности по данному вопросу также могут привлекаться лица, назначенные ответственными за пожарную безопасность в установленном порядке, а также все остальные должностные лица в пределах их компетенции.

    К виновным сотрудникам может быть применена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.

    Дисциплинарное взыскание накладывает либо руководитель, либо вышестоящая организация. К виновному лицу можно применять все виды дисциплинарной ответственности: замечание выговор, увольнение.

    Административное наказание налагают органы государственного противопожарного контроля.

    Виды административных наказаний:

    • предупреждение;
    • штраф;
    • возмездное изъятие орудия совершения или предмета административного правонарушения;
    • конфискация орудия совершения или предмета административного правонарушения;
    • лишение специального права, предоставленного физическому лицу;
    • административный арест;
    • дисквалификация;
    • административное приостановление деятельности.

    По решению суда также может применяться уголовная ответственность виновного лица.

    Строгое следование правилам пожарной безопасности на каждом предприятии обеспечивает безопасность жизни и здоровью сотрудников организации и сохранность имущества и оборудования. Поэтому на каждом предприятии нужно следить за соблюдение противопожарного режима.

    Некоторым будет полезно прочитать как признать физическое лицо банкротом с учетом нового законодательства.

    Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

    • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

    Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

    Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

    Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

    Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

    При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

    А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

    Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

    Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

    В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы , а в каких – распоряжения.

    1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

    2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

    Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

    Этапы издания приказов и распоряжений

    В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3 :

    Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

    Рассмотрим каждый этап в отдельности.

    Инициирование издания приказа или распоряжения

    Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

    Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

    Смотрите так же:  Возврат товара в надлежащем виде

    ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

    Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

    Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

    Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

    То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

    Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

    Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

    Источниками информации могут быть:

    Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

    Продолжение Примера 1

    В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

    К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

    Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

    Подготовка проекта приказа или распоряжения

    Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

    Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

    Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

    Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

    Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

    Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

    Таблица

    Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

    Момент оформления реквизита

    Постановка на контроль и исполнение

    Снятие с контроля и направление документа в дело

    Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

    В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

    Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

    Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

    Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

    Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

    В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

    Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

    1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по . ».

    2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

    Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

    Срок представления 15.07.2003.

    В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

    4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

    Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

    В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

    Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

    У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

    Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

    Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

    Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
    и неподписанный проект приказа

    Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
    на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

    Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

    Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

    При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

    На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

    Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

    Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

    Согласование проекта документа подразумевает:

    Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

    П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

    Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

    Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

    На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

    Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

    При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

    В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

    П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

    Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Смотрите так же:  Как оформить снос дачи

    Руководитель юридического отдела
    Личная подпись А.С. Орлов
    Дата

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Руководитель юридического отдела
    Личная подпись А.С. Орлов
    Дата

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

    При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

    Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

    Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

    Возможны следующие маршруты согласования:

    Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

    Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

    Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

    Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

    В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

    Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

    Подписание приказа или распоряжения

    Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

    Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

    Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

    Регистрация приказа или распоряжения

    Регистрация документа это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

    В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

    Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

    Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

    Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

    В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

    Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

    Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

    П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

    Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

    Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

    Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

    Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

    При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

    Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

    Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14,15 .

    Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

    Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

    1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

    2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

    3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

    4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

    5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

    6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

    7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

    8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

    9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

    10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

    11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

    12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

    13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

    14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

    15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006