Меню Закрыть

Как оформить дело фонда

Как оформить дело фонда

2.1.4.1. Формирование дел фондов

Каждое дело фонда имеет свой номер, соответствующий номеру фонда, на который оно заведено. Дело объединенного архивного фонда состоит из дел фондов, которые вошли в его состав. Формирование каждого такого дела аналогично формированию дела архивного фонда. Дела фондов должны храниться в порядке этих номеров.

Лицо, ответственное за учет архивных документов в архиве, осуществляет формирование дел фондов, т.е. занимаются подшивкой в каждое дело фонда справочных и учетных документов, отражающих историю фондообразователя , состав и особенности формирования фонда, движение документов, порядок работы с ними.

В дело фонда входят документы , которые по своему характеру могут быть условно разделены на 4 группы.

Первая группа – справочно-информационные сведения о фонде , представленные в исторической справке по истории фондообразователя и истории его архивного фонда или в исторической справк е по истории создания, формирования коллекции.

Вторая группа – документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда. Это акты приема-передачи архивных документов (на хранение в данный архив или в другой архив), в том числе электронных документов; о выделении архивных документов к уничтожению, в том числе единиц хранения электронных документов; об обнаружении или необнаружении архивных документов, в том числе электронных документов, пути розыска которых исчерпаны; об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; о выдаче архивных документов во временное пользование; о неисправимых повреждениях архивных документов, в том числе единиц хранения электронных документов; описания архивных документов, переработки описей; возврата архивных документов, в том числе электронных документов, собственнику и другие) ( см. п. 2.2 ).

В состав этой группы включаются также акты о рассекречивании архивных документов.

Все перечисленные акты нумеруются в валовом порядке в рамках видовой группы актов в пределах одного дела фонда.

Кроме актов в дело фонда включаются и другие учетные документы, такие как старые листы фонда после их пересоставления , (на которых в верхнем правом углу должны стоять отметка «Лист пересоставлен»), материалы проверок наличия и состояния документов (например, листы проверок) и другие документы по изменению объема фонда. В дело фонда может быть включен и Лист учета электронных документов фонда, который является дополнением к листу фонда.

Кроме исторической справки в дело фонда могут входить сведения о переименовании организации, в том числе лист переименований, который может быть составлен в качестве элемента справочного аппарата к описи 1 .

Третья группа – документы, отражающие порядок работы с архивным фондом. Сюда входят: копия характеристики архивного фонда, которая составляется для путеводителя или иного справочника, инструкции по работе с документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей (в случае их составления в архиве), а также схемы классификации дел внутри архивного фонда ( см. п. 4.1.4 ) и другие аналогичные методические документы по обработке архивного фонда.

Четвертая группа – документы, отражающие особенности формирования архивного фонда. Например, справка со сведениями о нахождении архивных документов по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций в делах других фондов. Это связано с тем, что дела фондов органов КПСС и ВЛКСМ, в которые в свое время были включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, в настоящее время расформированию не подлежат.

В состав этой группы документов может включаться справка с указанием дел и их поисковых данных (архивных шифров), содержащих документы, которые должны были быть включены в дело фонда, но по каким-либо причинам были сформированы в другие дела.

Дело фонда как любая единица хранения должно быть полностью оформлено. Учетные документы в рамках дела фонда систематизируются по хронологии, т.е. располагаются по их датам, акты нумеруются (как уже было отмечено) по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле фонда необходимо подшить в твердую обложку, пронумеровать, составить лист-заверитель и внутреннюю опись.

В случае оформления договора архива с организацией о включении ее документов в состав Архивного фонда Российской Федерации при первой передаче документов в архив договор подшивается в дело фонда.

При исключении организации из числа источников комплектования архива ее наблюдательное дело ( см. п. 3.1 ) оформляется для передачи на постоянное хранение. При незначительном объеме документы, содержащиеся в наблюдательном деле, включаются в ее дело фонда организации.

Делопроизводство и архивное дело

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

  • центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
  • центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
  • объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
  • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

  • архив управленческой документации;
  • научно-технический архив;
  • аудиовизуальный архив;
  • архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

Документы архивного учета. Дело фонда

Автор: М.М. Сичкарева

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

Ведение дела фонда

Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил, 1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда — особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда — это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

Дело фонда ведется на каждый фонд.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами — основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

Учет документов в архиве организации

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:

  • опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
  • опись дел по личному составу ,
  • опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
  • опись дел временного хранения ( 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

На каждый хранящийся в архиве фонд документов на бумажной основе заводится дело фонда, ему присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дело фонда содержит комплекс документов по истории фондообразователя и фонда.

При нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в архивном учреждении на каждую организацию, сдающую только аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, ведется дело организации-сдатчика документов.

В дело фонда помещаются все документы, образующиеся в процессе работы с фондом:

— исторические справки о фондообразователе и дополнения к ним;

— акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда;

— акты о приеме-передаче документов фонда (в необходимых случаях со справками об отсутствии документов при сдаче их на хранение и акта о результатах розыска документов в организации);

— листы и акты проверки наличия документов фондов;

— письма от учреждений о приеме документов на хранение;

— обзоры документов фонда;

— акты переработки и усовершенствования описей;

— «старые» листы фондов после их пересоставления и другие документы.

Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

Документы дел фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, подшиваются в дело объединенного фонда.

Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фондов, составляются по результатам архивных работ и фиксируют итоги этих работ. Все акты, помещенные в дело фонда, нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда и его научно-справочном аппарате, помещаются в дело фонда только с отметкой о внесении этих изменений в учетные документы.

Документы дела фонда должны быть подшиты в твердую обложку, пронумерованы с составлением листа-заверителя. К документам дела фонда составляется внутренняя опись.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела является основным учетным документом и предназначен для учета количества листов в деле. Лист-заверитель составляется к каждому делу.

В листе-заверителе указываются все особенности формирования дела (брошюры, др. печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, конверты, в т.ч. с вложениями, секретки, марки почтовые, марки гербовые, штемпели почтовые, специальные почтовые отметки, сургучные, мастичные печати, оттиски печатей, фотодокументы, карты, планы, чертежи и др. НТД, рисунки, гравюры и акварели, автографы видных деятелей, склеенные листы, утрата части листа, чистые листы и др.

При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что:

— наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные о наличии чистых листов не отражаются в листе-заверителе;

— внутренняя опись дела нумеруется отдельно.

Как оформить дело фонда

Екатерина Дернович,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой (п. 3.3.3). Архивный фонд является частью документального фонда организации — совокупности документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица. На каждый архивный фонд в организации ведется дело фонда, которое представляет собой совокупность документов, отражающих работу с архивным фондом организации.

Дело фонда формируется в результате ведения учета документов в архиве организации. Требования к ведению дела фонда содержатся в главе 23 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории:

· паспорт архива организаций;

· историко-архивные справки к фондам;

· описи дел структурных подразделений организации;

· старые листы фонда;

· акты проверки наличия и состояния дел фонда;

· листы проверки наличия и состояния дел фонда;

· акты приема-передачи дел на постоянное хранение;

· акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

· акты о неисправимых повреждениях дел (документов);

· акты об отсутствии дел;

· акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

· акты о технических ошибках в учетных документах;

· акты о создании объединенного архивного фонда;

· акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

· акты об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел.

В соответствии с п. 16 Правил работы архивов паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах. В нем должны содержаться общие сведения об архиве, составе документов, условиях их хранения по состоянию на 1 января.

Историко-архивная справка — документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п. 258 Правил работы архивов). В ч. 2 п. 222 Правил работы архивов указано, что историко-архивная справка помещается в дело фонда. Однако в соответствии с ч. 2 п. 268 указанных правил историко-архивная справка к фонду составляется в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, и подшивается вместе с годовыми разделами сводных описей дел. Следовательно, в дело фонда может помещаться только дополнительный экземпляр историко-архивной справки.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.

М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу

Смотрите так же:  Пособие на 4 ребенка беларусь